Pipedrive als agency: waar loop je tegenaan?

Zoek je een pipedrive alternatief voor je bureau, dan is de kernvraag niet of het salesgedeelte net zo simpel blijft. Het is wat er gebeurt zodra een deal gewonnen is, want daar stopt Pipedrive, en precies daar begint de wrijving voor een agency.

Als je in bureauland vraagt welk CRM mensen gebruiken, hoor je heel vaak Pipedrive, en dat geldt net zo goed voor freelancers die zelf meerdere klanten bedienen. En terecht: het is een van de weinige CRM-systemen die je zonder handleiding snapt. Pipeline aanmaken, deals erin slepen, klaar. Dit wordt dus geen artikel waarin ik Pipedrive afbrand. Het wordt wel een eerlijk verhaal over het moment waarop Pipedrive voor een agency begint te wringen, want dat moment komt vrij voorspelbaar.

Waar Pipedrive gewoon goed in is

Eerst het eerlijke deel. Pipedrive is gebouwd door verkopers, voor verkopers, en dat merk je overal:

• De pipeline is het hart van de tool. Je ziet in één oogopslag welke deals er lopen en in welke fase ze zitten.
• Opvolging staat centraal. Een deal zonder volgende activiteit valt op, en dat is precies wat je wilt.
• Het is licht en snel. Je zit er zo in, ook op je telefoon tussen twee afspraken door.

Voor een team dat leads binnenhaalt en deals sluit, is dat alles wat je nodig hebt. Het probleem is alleen: bij een agency is de gesloten deal niet het einde van het verhaal. Het is het begin.

Het moment waarop het wringt: de deal staat op gewonnen

Sleep een deal in Pipedrive naar gewonnen en er gebeurt precies wat de tool belooft: de deal telt mee in je statistieken en verdwijnt uit je actieve pipeline. Voor een salesteam is dat het feestmoment. Voor een bureau begint hier het echte werk, en daar houdt Pipedrive op.

Want wat moet er bij een agency gebeuren na een gewonnen deal? Er moet een project komen. Taken, deadlines, een teamlid dat het oppakt, een klant die wil weten wanneer de eerste versie komt. Niets daarvan bestaat in Pipedrive, en dat is geen fout van Pipedrive: het is er simpelweg nooit voor gebouwd. Waarom een puur sales-CRM per definitie maar de helft van het bureauwerk dekt, schreef ik uitgebreider in waarom een normaal CRM niet genoeg is voor een agency.

Dus komt er een tweede tool

In de praktijk zie je bij bureaus met Pipedrive altijd hetzelfde patroon. Naast Pipedrive draait een projecttool: Trello, Asana, ClickUp, maakt niet uit welke. En tussen die twee systemen zit een mens die overtikt. De deal wordt handmatig een project, de contactgegevens worden gekopieerd, de afspraken uit het salestraject worden overgetypt of, vaker, samengevat uit het geheugen.

Dat overtikken is niet alleen dubbel werk. Het is ook het moment waarop dingen kwijtraken. De korting die is toegezegd, de deadline die in een mailtje stond, de opmerking van de klant over wat er vorige keer misging bij een ander bureau. In Pipedrive staat het bij de deal, maar het team werkt in de projecttool en kijkt daar nooit meer in. Over dat overdrachtsmoment, en hoe je voorkomt dat er iets tussen wal en schip valt, schreef ik een apart artikel.

En de klant kijkt nergens mee

De tweede wrijving: Pipedrive heeft geen plek voor de klant. Geen portaal waar Truus van de klant kan zien hoe haar project ervoor staat, kan reageren op een concept of een offerte kan goedkeuren. Dus gaat dat allemaal per mail, en zit de projectstatus verspreid over drie mailboxen. Ook dat is Pipedrive niet kwalijk te nemen, maar het betekent wel dat je er als bureau nog iets naast nodig hebt, of ermee leert leven.

Wanneer is Pipedrive wel de juiste keuze?

Om het eerlijk te houden: er zijn situaties waarin ik Pipedrive prima vind voor een bureau. Heb je een los salesteam dat alleen deals binnenhaalt en een uitvoeringsteam dat in een eigen systeem werkt dat je niet wilt aanraken, dan kan Pipedrive als pure salestool goed werken. Ben je alleen op zoek naar grip op je pipeline en is de rest voor later, dan kom je er een tijd mee vooruit.

Maar ben je een bureau van vijf tot vijftig man waar sales en uitvoering dezelfde mensen zijn, of ben je een freelancer die zelf meerdere klanten bedient, dan koop je met een puur sales-CRM ook een structureel overtikprobleem. Dat mag je best meewegen in je keuze. In wat is het beste CRM voor agencies staat een lijstje vragen dat daarbij helpt.

Waarom wij het anders hebben gebouwd

Wecooking is ontstaan uit precies deze wrijving. Wij wilden een pipeline die net zo simpel voelt als die van Pipedrive, met eigen fases, notities en opvolgmomenten bij elke deal. Maar op het moment dat een deal op gewonnen gaat, stopt het systeem niet: met één actie wordt de deal een klant met een project, en de afspraken uit het salestraject gaan mee. Het project komt op een bord met al je klanten, en de klant kijkt mee via een eigen portaal.

Ik claim niet dat Pipedrive daarmee overbodig is, wel dat je als agency, of als freelancer met meerdere klanten, de vraag moet stellen wat er ná de gewonnen deal gebeurt. Wil je zien hoe dat er bij ons uitziet? Probeer Wecooking gratis. Het zit nu in bèta, dus je kunt het rustig naast je huidige tools leggen.