HubSpot alternatief voor kleine bureaus: wat je moet weten voor je overstapt

HubSpot is voor veel bureaus de eerste kennismaking met een CRM, meestal via het gratis plan. Het probleem zit niet in die instap, maar in de stap erna: zodra je meer contacten, meer automatisering of meerdere pijplijnen nodig hebt, loopt de rekening sneller op dan de meeste kleine bureaus verwachten.

HubSpot rekent op basis van het aantal gebruikers en de functies die je gebruikt, met een gratis plan tot 2 gebruikers en 1.000 contacten, en een instapabonnement (Starter) dat op het moment van schrijven regulier 20 dollar per gebruiker per maand kost, tijdelijk aangeboden voor 7 dollar. Voor een bureau van vijf man loopt dat, zeker in hogere tiers met marketing- en servicefuncties erbij, snel op tot een bedrag dat niet meer in verhouding staat tot een klein bureau met een handvol klanten.

Waarom lopen bureaus tegen HubSpot aan?

Niet omdat het een slecht product is. HubSpot is juist breed en volwassen, met marketing, sales en service in aparte modules die je los of samen kunt afnemen. Precies dat is waar kleine bureaus tegenaan lopen: je betaalt voor een structuur die gebouwd is voor bedrijven die marketing, sales en service als aparte afdelingen runnen, terwijl een klein bureau die drie dingen vaak met twee of drie mensen tegelijk doet.

Daarbij komt dat de contactgebaseerde prijsopbouw meegroeit met je database, ook met contacten die je eigenlijk niet meer actief benadert. Dat maakt de kosten moeilijker te voorspellen dan bij een vaste prijs per gebruiker.

Er is ook een minder besproken kant: HubSpot is zo uitgebreid dat bureaus er in de praktijk maar een klein deel van gebruiken. Je betaalt voor rapportagemogelijkheden, workflows en automatiseringen die voor een team van drie of vier mensen nooit allemaal in gebruik komen. Dat is geen kritiek op het product, maar wel een reden om eerlijk te kijken of je voor de volledige breedte betaalt, of alleen voor het stukje dat je echt gebruikt.

Welke alternatieven zijn er, met welke prijs?

Freshsales (van Freshworks) is een CRM gericht op sales, met een instapplan vanaf ongeveer 9 dollar per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, oplopend naar 39 dollar voor het Pro-plan met meer automatisering. Het is lichter dan HubSpot en overzichtelijker geprijsd, maar mist net als HubSpot een ingebouwd projectbeheer of klantportaal: het blijft een verkoopsysteem, geen plek waar je ook het lopende werk voor een klant bijhoudt.

Capsule CRM is een lichtgewicht CRM gericht op kleine bedrijven, met een gratis plan tot 2 gebruikers en 250 contacten en betaalde abonnementen per gebruiker per maand die met het jaar worden afgerekend. Capsule is bewust eenvoudiger dan HubSpot, met contacten, pijplijnen en taken als kern, en een los te koop marketingonderdeel. Voor een bureau dat vooral overzicht wil zonder overbodige functies is dat vaak precies genoeg, maar ook hier geldt: geen klantportaal, geen projectplanning erbij.

Ik schreef al eerder over hoe Pipedrive zich verhoudt tot agencies: net als Freshsales en Capsule is dat een sterk CRM, maar zonder de rest van het bureauwerk eromheen.

Is Wecooking een HubSpot alternatief?

Deels. Wecooking heeft geen marketing hub met e-mailcampagnes en landingspagina's zoals HubSpot, en daar moet je eerlijk over zijn als je het vergelijkt: mis je die marketingfuncties, dan is HubSpot, of een gespecialiseerde marketingtool ernaast, nog steeds nodig.

Waar Wecooking wel voor kiest, is CRM samen met projectmanagement en een klantportaal in één abonnement, vanaf 19 euro per maand alles inbegrepen, op dit moment gratis in bèta. Voor een bureau van twee tot tien man dat vooral leads wil opvolgen en die vervolgens netjes wil laten landen in een project, zonder een aparte tool erbij te hoeven kopen, is dat een directere match dan een CRM dat los van je projecten staat.

Andersom moet je ook hier eerlijk zijn: heb je juist behoefte aan zware marketingautomatisering met gesegmenteerde e-mailflows, dan bouwt Wecooking dat niet voor je, en blijft HubSpot, of een los marketingpakket ernaast, de logischere keuze.

Hoe kies je in de praktijk?

Een paar vragen die helpen: heb je marketingfuncties zoals e-mailcampagnes echt nodig, of vooral overzicht over leads en klanten? Hoeveel gebruikers en contacten verwacht je over een jaar, want daar zit bij HubSpot het grootste prijsrisico? En wil je na een gewonnen deal handmatig overstappen naar een ander systeem voor het project, of het liefst in hetzelfde systeem blijven?

Twijfel je tussen een puur CRM en iets breders, dan sluit dat aan bij de afweging die ik maakte in wat is het beste CRM voor agencies. Wil je zien of de combinatie van CRM en project bij jouw bureau past, dan is gratis proberen de snelste manier om daarachter te komen.