Teamleader alternatief zoeken: begin bij de reden, niet bij de lijst

Zoek op "teamleader alternatief" en je vindt zeven lijstjes met ongeveer dezelfde namen erin. Wat ze gemeen hebben: ze zijn geschreven door partijen die zelf een van die namen zijn, en die staan toevallig bovenaan. Dit artikel is ook geschreven door zo'n partij, dus lees het met dezelfde argwaan. Het verschil dat ik probeer te maken is dat ik begin bij een vraag die die lijstjes overslaan.

Die vraag is: waarom wil je weg bij Teamleader? Er zijn drie veelvoorkomende redenen, en ze leiden naar totaal verschillende software. Kies je een alternatief zonder die reden scherp te hebben, dan zit je over een jaar met hetzelfde gevoel in een ander pakket.

Wat kost Teamleader eigenlijk?

Op de eigen prijspagina staan drie pakketten: Smart, Grow en Flow, met een startprijs van 37,50 euro. CRM, offertes, facturatie en urenregistratie zitten in alle drie de pakketten. Projectmanagement zit er niet standaard in, dat is een aparte Booster van 35 euro per maand. Er geldt 17 procent korting bij jaarlijks betalen en vanaf de zesde gebruiker betaal je de helft.

Dat laatste is relevant voor de rekensom: Teamleader wordt relatief goedkoper naarmate je team groeit, en is juist prijzig als je met drie of vier mensen bent en er losse boosters bij nodig hebt. Hoe je zo'n rekensom eerlijk maakt schreef ik uit in wat kost een CRM voor een agency.

Waarom zoeken bureaus een Teamleader alternatief?

Er zijn in de praktijk drie redenen, en dit is de belangrijkste stap in je zoektocht.

Reden 1: je betaalt voor facturatie die je niet gebruikt. Veel bureaus doen hun boekhouding en facturen ergens anders, bij hun boekhouder of in een apart pakket. In Teamleader is facturatie juist een groot deel van het product. Zit je in deze groep, dan zoek je iets lichters zonder financiële module.

Reden 2: het projectdeel valt tegen of kost extra. Je hebt Teamleader voor de klantkant, maar het werk beheren doe je alsnog in Trello, Asana of Monday. Je hebt dus twee systemen en betaalt mogelijk ook nog een Booster. Dan zoek je iets waarin klant en project echt in elkaar overlopen.

Reden 3: het is te zwaar geworden. Je gebruikt tien procent van de functies en betaalt voor honderd procent. Dan zoek je eenvoud, niet meer functies.

Wat opvalt aan de standaardlijstjes: die zetten vaak Odoo of Zoho bovenaan, en dat zijn systemen met méér functies dan Teamleader, niet minder. Voor reden 3 is dat precies de verkeerde richting.

Welke Teamleader alternatieven zijn er?

De namen die je overal tegenkomt, met wat ze in de praktijk zijn:

• Gripp en Simplicate. Nederlandse pakketten die dicht bij Teamleader zitten qua opzet, inclusief uren en facturatie. Gripp is inmiddels onderdeel van Exact. Vergelijkbaar dus, en als reden 1 of 3 jouw reden is, los je daar weinig mee op. Ik zette ze naast elkaar in Gripp vs Simplicate vs Teamleader.
• HubSpot. Sterk als marketing en sales je zwaartepunt zijn, en de gratis versie is echt bruikbaar. Je betaalt wel voor schaal en voor functies die een bureau van acht man zelden nodig heeft. Meer daarover in HubSpot alternatief voor kleine bureaus.
• Pipedrive. Draait volledig om de verkooppijplijn en doet dat goed. Het is alleen geen bureausoftware: na de gewonnen deal houdt het op.
• Odoo en Zoho. Modulaire suites die bijna alles kunnen. Krachtig en goedkoop per module, maar je bent wel bezig met inrichten. Kies dit als je iemand hebt die dat leuk vindt.

Waar moet je op letten als je overstapt?

Op één ding dat bijna geen enkel lijstje eerlijk benoemt: als je van Teamleader af gaat, gaat er waarschijnlijk iets weg dat je nu wel gebruikt.

Teamleader doet CRM, offertes, facturatie en uren in één pakket. Stap je over naar iets lichters, dan moet je de facturatie en de urenregistratie elders onderbrengen. Dat kan prima, en vaak beter, want boekhoudsoftware is beter in boekhouden. Maar het is wel een tweede abonnement en een tweede plek. Reken dat mee, anders lijkt het alternatief goedkoper dan het is.

Verder de gebruikelijke dingen: kun je je klantgegevens en offertehistorie exporteren, hoe lang loopt je contract nog door, en wie in je team moet er straks echt in werken. Een tool die jij mooi vindt en die Bep en Sjef negeren, is een dure Excel geworden.

Waar Wecooking hierin past

Wecooking is een alternatief voor reden 1 en 2, en niet voor de rest. Het is CRM en projectmanagement in één, waarbij een gewonnen deal met één klik een klantproject wordt, met een klantportaal, offertes en een meeting notetaker erbij. Vanaf 19 euro per maand, alles inbegrepen, dus zonder losse boosters, en op dit moment gratis in bèta.

Wat er niet in zit, en dat is bij deze vergelijking het belangrijkste: geen facturatie en geen urenregistratie. Als je die twee juist waardeert in Teamleader, is Wecooking een stap terug en moet je naar Gripp, Simplicate of Odoo kijken. En Wecooking is jong, dus je krijgt een pakket dat nog groeit en niet de jarenlange stabiliteit van een gevestigde speler.

Zoek je vooral het lichtere pakket waarin klantwerk en projectwerk eindelijk op één plek staan, dan kun je het gratis proberen en zelf zien of dat de reden was waarom je wegging.