Wat kost een CRM voor een agency?

Elke CRM-leverancier heeft een prijspagina met een vriendelijk instaptarief. Groot lettertype, per maand, per gebruiker. Dat bedrag is bijna nooit wat je uiteindelijk betaalt. Niet omdat leveranciers liegen, maar omdat de prijsopbouw zo in elkaar zit dat je pas na een paar maanden ziet wat het echt kost. Wie een CRM kiest op het instaptarief, vergelijkt de verkeerde getallen, of je nu voor een bureau kiest of als freelancer voor jezelf.

Waarom zegt het instaptarief van een CRM zo weinig?

Het goedkoopste pakket van een CRM is meestal een uitgeklede versie. Je kunt er deals in zetten en contactpersonen bijhouden, en dat is het wel zo'n beetje. De functies waar je als bureau echt iets aan hebt zitten een of twee tiers hoger. Denk aan automatische opvolging, rapportages, meerdere pipelines, of gewoon fatsoenlijke rechten per gebruiker.

Dat is geen toeval. Het instaptarief is er om je binnen te halen. De echte prijs staat verderop in de tabel, in een kolom waar je pas naar kijkt als je al drie maanden data in het systeem hebt zitten en overstappen ineens een project is.

De drie mechanismen die de rekening bepalen

Wil je weten wat een CRM echt kost, kijk dan naar deze drie dingen.

Per seat betalen

Bijna elk CRM rekent per gebruiker. Dat voelt eerlijk, tot je bureau groeit. Elke nieuwe collega is een nieuwe seat, en vaak wil je ook dat de projectmanager en de vormgever in het systeem kunnen kijken. Werk je als freelancer, dan speelt dit minder, maar dan betaal je vaak juist relatief meer voor modules die eigenlijk voor een heel team zijn geprijsd. Voor je het weet betaal je voor acht seats terwijl er maar drie mensen actief verkopen. Sommige tools lossen dat op met goedkopere kijkersaccounts, andere niet. Vraag er altijd naar.

De tier waar de functies zitten

Zet de functies die je nodig hebt op een rijtje en zoek per functie op in welke tier hij zit. Grote kans dat je uitkomt op het tweede of derde pakket, niet op het instaptarief waarmee je begon te rekenen. Het verschil per gebruiker per maand lijkt klein, maar vermenigvuldig het met je aantal seats en twaalf maanden en het is ineens een serieuze post.

Losse modules erbij

Veel CRM-systemen verkopen functies als losse modules: een module voor offertes, een module voor projecten, een module voor rapportages. Elk met een eigen prijs, soms met een eigen minimum aantal gebruikers. Het CRM zelf oogt betaalbaar, het totaalplaatje niet. Dit is precies het patroon dat ik eerder beschreef in waarom agencies te veel losse tools gebruiken: elke losse module is een extra regel op de factuur en een extra plek waar informatie kan blijven hangen.

De kosten die niet op de factuur staan

Er is nog een kostenpost die geen enkele prijspagina noemt: het werk dat het systeem niet doet. Stopt je CRM bij de gewonnen deal, dan heb je een tweede tool nodig voor projecten en loop je elke week deals over te tikken van het ene systeem naar het andere. Reken dat eens door. Een half uur per gewonnen deal, elke week een paar deals, een heel jaar lang. Dat is geen abonnementsgeld, maar het zijn wel kosten.

Dat herken ik uit de tijd bij Evertising. We werkten met een verzameling losse abonnementen die stuk voor stuk niet duur leken, maar die samen ongemerkt aardig opliepen. Pas toen we alles bij elkaar optelden, zagen we hoeveel het werkelijk kostte.

Zo maak je een eerlijke vergelijking

Vergelijk nooit instaptarieven met elkaar. Vergelijk totaalplaatjes. Zo pak je het aan:

• Schrijf op welke functies je echt nodig hebt, inclusief wat er na de gewonnen deal moet gebeuren. Twijfel je wat je nodig hebt, lees dan eerst wat is het beste CRM voor agencies.
• Zoek per tool op in welke tier die functies zitten. Reken met die tier, niet met het instaptarief.
• Tel het aantal seats dat je over een jaar nodig hebt, niet het aantal van vandaag.
• Tel de losse modules erbij op die je nodig hebt voor offertes, projecten of rapportages.
• Reken de handmatige uren mee voor alles wat het systeem niet doet.

Pas dan staan er getallen naast elkaar die je eerlijk kunt vergelijken. Vaak blijkt de "goedkope" tool dan helemaal niet de goedkoopste.

Hoe wij dit zelf aanpakken

Met Wecooking hebben we bewust geen lappendeken van modules gebouwd. CRM, offertes met digitale handtekening, projecten en het klantportaal zitten in één omgeving, zodat je niet voor elk stukje van je werk een aparte module hoeft bij te kopen. Waarom dat voor een bureau logisch is, lees je in CRM en projectmanagement combineren.

Over onze eigen prijs ben ik graag eerlijk: Wecooking zit nu in bèta en is gratis te proberen. Het wordt later een betaald product, met een transparante prijsstelling waarbij je vooraf ziet wat je betaalt. Geen verstopte modules, geen functies die ineens een tier hoger blijken te zitten.

Wil je zelf voelen hoe dat werkt voordat er een prijskaartje aan hangt, als bureau of als freelancer met meerdere klanten? Probeer Wecooking gratis. Zolang de bèta loopt kost het je niets, en je ziet meteen of het bij je bureau past.