CRM-systeem voor kleine bedrijven: heb je er wel een nodig?

"Klein bedrijf" is een van de nuttelozere categorieën in softwareland. Een webshop met drie man, een installatiebedrijf met twaalf monteurs en een marketingbureau met acht mensen vallen er alle drie in, en ze hebben werkelijk niets gemeen in wat ze van een CRM nodig hebben. Toch krijgen ze in elk vergelijkingslijstje hetzelfde rijtje namen voorgeschoteld.

Een CRM-systeem is software waarin je bijhoudt wie je klanten zijn, welke gesprekken en offertes er lopen en wat de volgende stap is. Of een klein bedrijf er een nodig heeft hangt niet af van de omvang, maar van één ding: of je meer klantcontacten hebt dan je in je hoofd kunt houden, en of iemand anders dan jij die moet kunnen zien.

Heeft een klein bedrijf een CRM-systeem nodig?

Vaak niet, en dat is een antwoord dat je zelden leest op een pagina die CRM-software vergelijkt.

Werk je alleen, heb je tien tot vijftien vaste klanten en komen er een paar aanvragen per maand binnen, dan kun je dat prima bijhouden in je mail met een lijstje ernaast. Een CRM invoeren kost je dan meer tijd dan het oplevert, en je gaat het waarschijnlijk na twee maanden niet meer bijhouden. Een CRM dat niet wordt bijgehouden is erger dan geen CRM, want nu heb je twee half kloppende waarheden.

De grens ligt bij deze signalen. Herken je er twee of meer, dan wordt het interessant:

• Je vergeet regelmatig een offerte op te volgen
• Iemand anders moet kunnen zien wat de status van een klant is
• Je zoekt vaker dan één keer per week in je mail naar wat er ook alweer was afgesproken
• Je hebt geen idee hoeveel er op dit moment aan offertes openstaat
• Er komt een tweede of derde persoon bij die met klanten praat

Dat laatste punt is de duidelijkste. Zolang jij de enige bent, is je hoofd een prima CRM. Vanaf de tweede persoon werkt dat niet meer.

Wat voor klein bedrijf ben je?

Dit is de vraag die de lijstjes overslaan, en hij bepaalt bijna alles.

Verkoop je een product met een korte cyclus, zoals een webshop of een groothandel, dan zit je pijn in aantallen: veel contacten, weinig tijd per contact. Je zoekt automatisering, e-mailmarketing en koppelingen met je webshop. HubSpot en Zoho zijn daar sterk in.

Verkoop je diensten met een lange cyclus, zoals een bureau, een adviseur of een bouwbedrijf, dan zit je pijn in doorlooptijd: weinig klanten, veel contactmomenten per klant, en offertes die weken blijven liggen. Je zoekt overzicht en opvolging, geen marketingautomatisering. Pipedrive is daar sterk in op het salesdeel.

Lever je diensten en loopt het werk daarna nog maanden door, wat bij bureaus en zelfstandigen met vaste klanten het geval is, dan heb je een derde probleem dat de meeste CRM's niet oplossen: na de gewonnen deal begint het werk pas. Daar gaat waarom een normaal CRM niet genoeg is voor een agency dieper op in.

Kies je een CRM uit de verkeerde categorie, dan is het niet slecht, het past gewoon niet. Dat is de meest voorkomende reden dat CRM-trajecten bij kleine bedrijven doodbloeden.

Wat kost een CRM voor een klein bedrijf?

Meer dan de instapprijs suggereert, en dat komt door één ding: bijna alle CRM's rekenen per gebruiker per maand.

Bij een groot bedrijf is dat model logisch. Bij een klein bedrijf is het lastig, want jij hebt misschien acht mensen waarvan er twee echt dagelijks in het systeem werken en zes af en toe iets moeten opzoeken. Je betaalt voor acht. Bij tarieven van rond de 15 tot 40 euro per gebruiker loopt dat harder op dan verwacht, en dat is voordat je de add-ons meetelt waar het projectdeel of de rapportage vaak achter zit.

Reken daarom nooit met de prijs van het instappakket. Reken met het aantal mensen dat toegang nodig heeft, het pakket waar de functies in zitten die je echt gebruikt, en de losse modules. Hoe je die som maakt staat in wat kost een CRM voor een agency.

En de gratis varianten? Die zijn echt bruikbaar om te beginnen, maar lopen op een voorspelbaar punt vast. Wat je precies krijgt en waar het knelt schreef ik uit in gratis CRM-systeem: wat krijg je echt.

Waar moet je op letten bij de keuze?

Drie dingen, in deze volgorde:

1. Gaat je team het echt gebruiken? Een systeem dat Koos en Truus omzeilen is weggegooid geld. Laat ze meekijken voordat je kiest. 2. Kun je er weer uit? Vraag hoe je je klantgegevens en offertehistorie exporteert. Dit lijkt onbelangrijk tot het moment dat het heel belangrijk is. 3. Wat gebeurt er na de gewonnen deal? Als je systeem daar stopt, heb je er straks een tweede naast staan.

Waar Wecooking hierin past

Wecooking is gebouwd voor die derde categorie: kleine dienstverleners met een handvol tot enkele tientallen klanten, waar het werk na de handtekening nog maanden doorloopt. CRM, projecten, offertes, klantportaal en een meeting notetaker in één, vanaf 19 euro per maand met alles inbegrepen in plaats van losse modules, en op dit moment gratis in bèta.

Wat het niet is: geen marketingautomatisering, geen e-mailcampagnes, geen webshopkoppelingen. Verkoop je producten en zoek je vooral automatisering aan de marketingkant, dan zijn HubSpot of Zoho een betere keuze en is dit het verkeerde artikel. Er zit ook geen facturatie of urenregistratie in, dus je boekhouding blijft ergens anders staan.

En als je na dit artikel denkt dat je nog geen CRM nodig hebt, is dat een prima uitkomst. Twijfel je, dan kun je het gratis proberen en het naast je huidige manier van werken leggen voordat je iets weggooit.