Gratis CRM-systeem: wat krijg je echt en waar loop je vast?

Er zijn echt gratis CRM-systemen, en de gratis versies zijn beter dan hun reputatie. Wat vergelijkingsartikelen over "gratis crm systeem" bijna nooit doen, is uitrekenen op welk punt gratis ophoudt gratis te zijn en wat het je dan kost om weer weg te komen. Dat is precies het deel dat je vooraf wilt weten.

Een gratis CRM-systeem is een klantbeheerprogramma waarvan de basisversie zonder betaling te gebruiken is, meestal met een grens op het aantal gebruikers, contacten of functies. Het korte antwoord: voor een freelancer of een bureau van twee mensen met een overzichtelijk aantal contacten is gratis vaak genoeg. Zodra je met meer mensen werkt of je contactenlijst hard groeit, kom je binnen een jaar tegen een muur aan, en die muur is meestal het aantal gebruikers.

Welke CRM-systemen zijn echt gratis?

Drie namen komen steeds terug. De feiten hieronder komen van hun eigen prijspagina's, en ze wijzigen regelmatig; controleer ze dus voor je iets kiest.

• HubSpot CRM. De gratis tools werken voor maximaal 2 gebruikers en tot 1.000 contacten, met 2.000 e-mails per maand die HubSpot-branding meedragen. De eerste betaalde stap begint rond de 20 dollar per seat per maand, met tijdelijke introprijzen die lager liggen.
• Zoho CRM. De gratis editie is voor maximaal 3 gebruikers en wordt door Zoho zelf omschreven als gratis voor altijd. Je levert er wel functies voor in: een handvol e-mailsjablonen, een beperkt aantal exports en geen geavanceerde rapportage of automatisering.
• Bitrix24. Het gratis plan geeft je basis-CRM met deals en contacten, taken in kanban of gantt, gedeelde agenda's en chat, met 5 GB opslag. Het goedkoopste betaalde plan rekent een vast bedrag per organisatie in plaats van per gebruiker, wat gunstig kan uitpakken als je met een paar mensen bent.

Daarnaast gebruiken veel bureaus Trello of Notion als CRM. Dat is geen CRM, dat is een lijst met kaartjes waar je zelf een proces omheen bedenkt. Dat kan prima werken, maar noem het dan ook zo, anders vergelijk je appels met peren.

Waar loopt een gratis CRM vast?

Op vier plekken, in ongeveer deze volgorde:

• Het aantal gebruikers. Twee of drie zitplaatsen klinkt ruim tot je een stagiair, een freelancer en een collega wilt laten meekijken. Dit is bijna altijd de eerste grens die je raakt.
• Het aantal contacten. Bij bureaus loopt dat sneller op dan verwacht, omdat elke nieuwsbriefinschrijving en elke gesprekspartner bij een klant meetelt.
• Branding in je e-mail. Een offerte-opvolging met het logo van je CRM eronder is niet fataal, maar het is niet wat je wilt uitstralen.
• Rapportage. Bijna alle gratis versies laten je data invoeren en houden het inzicht achter de betaalmuur. Dat is een bewuste keuze, en het is de motor achter het verdienmodel.

Dat laatste is geen verwijt. Een gratis versie is voor de aanbieder een marketingkanaal, en dat mag. Maar het betekent wel dat de grens niet ligt waar het voor jou logisch is, maar waar het voor hen rendabel wordt.

Wanneer is een gratis CRM genoeg?

In één situatie heel duidelijk: je werkt met maximaal twee of drie mensen, je verkoopt een overzichtelijk aantal nieuwe opdrachten per jaar, en je wilt vooral voorkomen dat leads stil komen te liggen. Dan levert betalen je op dit moment niets extra's op.

De eerlijke test: schrijf op welke drie dingen je nu mist. Staat daar iets tussen dat de gratis versie kan, dan is er geen reden om te wisselen. Staat er alleen "meer gebruikers" en "rapportage", dan is dat een prijsvraag, geen productvraag.

Wat de rekensom vaak scheeftrekt is de tijd die het schakelen tussen gratis tools kost. Die kosten schreef ik uit in de verborgen kosten van gratis tools.

Wat kost het om er later uit te stappen?

Dit is de vraag die in geen enkel vergelijkingsartikel staat, en het is de belangrijkste.

Vraag voordat je begint drie dingen na op de site van de aanbieder: kun je een volledige export maken, in welk formaat, en zit er een limiet op het aantal exports. Bij Zoho bijvoorbeeld is het aantal exports in de gratis versie begrensd, wat betekent dat wegkomen met je eigen data een handeling is die je maar een paar keer kunt doen.

Twee dingen die je hoe dan ook meeneemt, en die vrijwel nooit netjes overkomen: je notities bij een deal en de historie van wie wanneer contact had. Voer daarom vanaf dag één je notities gestructureerd in, ook al voelt dat overdreven. Als je later wilt overstappen is dat het verschil tussen een import van een uur en een middag overtypen.

Is betalen dan slimmer?

Alleen als je iets terugkrijgt dat je nu daadwerkelijk mist. Wat een betaald pakket meestal wel oplost is het aantal mensen dat mag meekijken en het inzicht in je pipeline. Wat het niet oplost is opvolging die je zelf niet doet.

Wecooking rekent per bureau in plaats van per gebruiker, zodat het aantal mensen dat meekijkt geen prijsvraag wordt: vanaf 19 euro per maand, alles inbegrepen, op dit moment gratis in bèta. Het CRM houdt leads, deals en offertes bij, en een gewonnen deal wordt met één klik een klantproject.

Wat Wecooking níet is: een volwassen alternatief voor HubSpot als je marketingautomatisering, e-mailcampagnes of een uitgebreid app-ecosysteem nodig hebt. Wij zijn een jonge nieuwkomer met een smaller pakket, en dat is voor sommige bureaus precies verkeerd. Een eerlijkere afweging tussen die twee staat in HubSpot alternatief voor kleine bureaus, en wat een CRM echt kost in wat kost een CRM voor een agency.

Zit je nu op een gratis versie en werkt het, blijf dan zitten. Loop je tegen het aantal gebruikers aan, dan is het gratis proberen de snelste manier om te zien of het per bureau rekenen voor jou beter uitpakt.