De verborgen kosten van gratis tools voor je bureau

Een gratis tool voelt als een verstandige keuze. Geen risico, geen maandelijkse kosten, en je kunt altijd nog overstappen als het niet bevalt. Zo begint bijna elk bureau: een gratis takenlijst hier, een gratis formulierbouwer daar, een gratis planningstool erbij. Bij elke losse keuze lijkt het de goedkope optie. Pas als je alles bij elkaar optelt, zie je wat het echt kost.

Waarom gratis zo aantrekkelijk is

Niemand vult expres een dure stack met tools. Het gebeurt stap voor stap. Je hebt een probleem, je zoekt een oplossing, en de gratis tier van een tool lost het snel op. Geen goedkeuring nodig, geen gesprek met een collega over het budget, gewoon een account aanmaken en aan de slag. Op het moment zelf is dat de snelste weg. Het probleem zit niet in die ene keuze, het zit in wat er gebeurt als je dat tien keer doet.

Waar zitten de echte kosten van gratis tools?

De rekening van gratis tools staat nooit op een factuur, en dat maakt hem makkelijk te negeren. Toch is hij er wel degelijk.

• Versnippering. Elke gratis tool lost precies één probleem op, en niets daarvan praat met elkaar. Een taak uit de ene tool moet je handmatig overzetten naar de andere. Dat overtypen is onbetaalde tijd die nergens op een factuur staat, maar wel elke week terugkomt.
• Limieten die je op het slechtste moment raakt. Een gratis tier heeft een grens aan gebruikers, projecten of opslag. Die grens raak je vrijwel nooit op een rustig moment, maar precies als je het drukst hebt en er geen tijd is om rustig een alternatief te zoeken.
• Het geschakel zelf. Vijf tools betekent vijf keer inloggen, vijf keer onthouden waar iets stond, vijf keer een collega uitleggen waar hij moet kijken. Dat is geen incident, dat is elke dag.
• Data die vast zit. Wil je een gratis tool inruilen voor iets beters, dan blijkt exporteren vaak lastiger dan je zou willen. De informatie van drie jaar klantgeschiedenis zit dan ergens vast in een tool die je eigenlijk niet meer wilt gebruiken.
• Niemand die verantwoordelijk is voor het geheel. Bij een betaald systeem is er een leverancier die zorgt dat het blijft werken en verbetert. Bij een verzameling gratis tools is die verantwoordelijkheid nergens belegd, dus lost niemand het structureel op.

Dit is een ander probleem dan de versnippering die ik eerder beschreef in waarom agencies te veel losse tools gebruiken. Dat artikel gaat over het aantal tools an sich. Hier gaat het specifiek over de prijs die je betaalt voor "gratis": niet in euro's, maar in tijd, risico en gedoe.

Wanneer gratis wél prima is

Dit is geen pleidooi om nooit meer een gratis tool te gebruiken. Voor eenmalig gebruik, voor een klein experiment, of voor iets buiten je kernwerk is gratis vaak de juiste keuze. Een gratis tool om één keer een enquête te versturen hoeft niet te koppelen aan de rest van je systemen. Het probleem ontstaat pas als een gratis tool een structureel onderdeel wordt van hoe je elke dag met klanten werkt, zonder dat iemand ooit bewust besloten heeft dat dat de beste plek is om te blijven.

De vraag die je jezelf mag stellen is niet "is dit gratis", maar "gebruik ik dit dagelijks, en staat het los van de rest". Is het antwoord op beide ja, dan betaal je waarschijnlijk al, alleen niet in geld.

Wat het je bureau kost bij Truus

Denk aan een gewoon scenario. Truus vraagt naar de status van haar project. Die status staat deels in een gratis takenlijst, deels in een los planningstool en deels in het hoofd van Koos. Iemand moet die drie plekken langs voordat er een fatsoenlijk antwoord is. Dat kost misschien tien minuten. Reken dat over een bureau met tien klanten en een paar keer per week, en je hebt zomaar uren per maand die nergens als kostenpost verschijnen, maar wel gewoon betaald werk hadden kunnen zijn.

Is alles-in-één software dan de oplossing?

Soms wel, soms niet. Alles-in-één software lost de versnippering op door CRM, projecten en klantcontact in één systeem te zetten, zodat je niet meer hoeft te schakelen. Dat werkt goed zodra je die versnippering ook echt voelt: geschakel tussen tabbladen, dubbele invoer, een collega die niet weet waar iets staat.

Het werkt minder goed als je het ziet als wondermiddel voor iets anders, bijvoorbeeld een team dat slecht communiceert of processen die nergens zijn vastgelegd. Alles-in-één software lost geschakel tussen tools op, geen gebrek aan afspraken tussen mensen.

Zo bepaal je of het overstappen waard is

Zet drie dingen naast elkaar voor je huidige gratis tools: hoeveel tijd kost het geschakel per week, wat gebeurt er als je tegen de limiet aanloopt, en wat kost het om je data eruit te krijgen als je ooit wilt overstappen. Valt dat plaatje tegen, dan is een betaald systeem dat alles samenbrengt vaak goedkoper dan het aanvoelt. Wij hebben dat bewust simpel gehouden: Wecooking begint vanaf 19 euro per maand, alles inbegrepen, en is op dit moment gratis te gebruiken omdat we in bèta zitten. Hoe je dat soort keuzes breder afweegt, ook los van de gratis vraag, staat in wat kost een CRM voor een agency.

Bij Evertising hadden we zelf jarenlang een stapel losse tools die stuk voor stuk gratis of goedkoop leken, maar die samen meer rompslomp opleverden dan wat we ervoor terugkregen. Dat was precies de reden om er zelf één omgeving van te maken.

Wil je zien of dat voor jouw bureau of als freelancer ook uitmaakt? Probeer Wecooking gratis en leg het naast je huidige stapel tools.