ERP-pakket of CRM: wat heeft een bureau echt nodig?

Op het moment dat een bureau van vijf naar twaalf mensen groeit, valt bij iemand het woord ERP. Meestal bij de boekhouder, soms bij een adviseur. En als je dan gaat zoeken op "erp pakket" of "erp crm", vind je vooral uitleg geschreven door partijen die ERP verkopen. Die komen zelden tot de conclusie dat je er geen nodig hebt.

Het korte antwoord voor de meeste creatieve bureaus, marketingbureaus en zelfstandigen: je hebt geen ERP-pakket nodig. Je hebt grip nodig op twee dingen, en die twee dingen zitten allebei niet in het deel waar een ERP goed in is.

Wat is het verschil tussen ERP en CRM?

Het verschil in één zin: een CRM beheert het geld dat binnenkomt, een ERP beheert het geld en de goederen die binnen het bedrijf rondgaan.

Een CRM is een systeem voor alles wat met klanten te maken heeft: leads, deals, offertes en opvolging. Een ERP-pakket is een systeem voor de bedrijfsvoering eronder: financiën, inkoop, voorraad, salaris en projectadministratie, meestal aan elkaar geknoopt in één database.

De vuistregel die adviseurs gebruiken is bruikbaar: kies CRM als je grip mist op je omzet, kies ERP als je grip mist op je proces. Bekende ERP-pakketten in Nederland en België zijn Exact, AFAS en Odoo. Gripp, dat vaak in bureaulijstjes opduikt, is inmiddels onderdeel van Exact. Kom je bij een internationale adviseur, dan gaan de namen eerder over NetSuite, SAP Business One en Microsoft Dynamics 365 Business Central.

ERP of CRM: heeft een bureau een ERP-pakket nodig?

Zelden, en het is de moeite waard om te begrijpen waarom.

Een ERP is gebouwd rond de vraag hoe iets van inkoop naar voorraad naar factuur loopt. Dat is een prachtig probleem als je producten maakt of verhandelt. Een bureau verkoopt uren en denkwerk. Er is geen voorraad, geen inkooporder en geen productielijn. Wat een bureau van een ERP overhoudt is de financiële module en de projectadministratie, en dat is een fractie van waar je voor betaalt.

Daar komt bij dat de implementatie van een ERP-pakket vrijwel nooit een kwestie van aanzetten is. Er komt een traject bij, met inrichting, migratie en een adviseur. Voor een bureau van tien mensen staat dat niet in verhouding tot wat het oplevert.

Waarom voelt het dan toch alsof je een ERP nodig hebt?

Omdat het gevoel klopt, maar de diagnose niet. Wat bureaus op dat moment ervaren is meestal dit:

• Niemand weet in één oogopslag welke klanten deze maand achterlopen
• Afspraken uit een salesgesprek staan ergens anders dan het project dat eruit voortkwam
• Er zijn zes tools, en het antwoord op elke vraag zit in twee ervan
• De boekhouder vraagt dingen die je alleen met handwerk kunt beantwoorden

Dat is geen ERP-probleem, dat is een versnipperingsprobleem. Een ERP lost het op door alles in één systeem te dwingen, en dat is een dure manier om iets te bereiken wat ook anders kan. Hoe die versnippering ontstaat schreef ik uit in waarom bureaus te veel losse tools gebruiken.

Wat heb je dan wél nodig?

Twee dingen, en verder eigenlijk niets:

• Eén plek waar klant, deal en project bij elkaar staan. Zodat er niets verdwijnt tussen het moment dat je iets belooft en het moment dat iemand het uitvoert.
• Een boekhoudpakket dat daar netjes naast staat. Niet erin geïntegreerd, gewoon ernaast, met een duidelijke afspraak over wat waar hoort.

Dat tweede punt is waar bureaus vaak in de fout gaan door het te willen samenvoegen. Boekhouden is een afgebakend probleem dat door boekhoudsoftware goed is opgelost. De behoefte om dat in hetzelfde scherm te hebben als je klantprojecten is begrijpelijk, maar levert in de praktijk zelden op wat je ervan verwacht. Pakketten die zowel bureauwerk als financiën proberen te doen, zoals Gripp, Simplicate en Teamleader, vergeleek ik eerder in Gripp vs Simplicate vs Teamleader.

Wanneer is een ERP-pakket wel de juiste keuze?

Er is een grens, en die is redelijk scherp. Een ERP wordt verdedigbaar als je meerdere vestigingen of entiteiten hebt, als er personeelsadministratie voor tientallen mensen bij komt kijken, of als je naast dienstverlening ook producten verkoopt en dus wel voorraad hebt. Ook als je met externe accountantseisen te maken krijgt die om één sluitende administratie vragen, wordt het een ander gesprek.

Zit je daar niet, dan koop je vooral complexiteit. En complexiteit is voor een bureau duurder dan software, want die betaal je in tijd van mensen die eigenlijk klantwerk zouden doen.

Waar past Wecooking hierin?

Wecooking is geen ERP en probeert het ook niet te zijn. Het lost het eerste punt op: klant, deal, offerte en project op één plek, met een CRM waarin een gewonnen deal met één klik een klantproject wordt en een klantportaal waarin de klant kan meekijken. Vanaf 19 euro per maand, alles inbegrepen, op dit moment gratis in bèta.

Wat er niet in zit, en dat is relevant bij precies deze vraag: geen boekhouding, geen facturatie, geen urenregistratie en geen salarisadministratie. Zoek je één systeem waarin ook je financiën zitten, dan kijk je naar een andere categorie software en is dit het verkeerde artikel om je te overtuigen.

Groei je juist hard en merk je vooral dat het overzicht wegvalt, dan is die diagnose belangrijker dan de tool die je kiest; daar gaat agency schalen zonder meer chaos verder op in. En wil je gewoon zien of dat ene overzicht al genoeg is voordat je aan een ERP-traject begint, dan is het gratis proberen een stuk goedkoper dan een offerte-traject met een implementatiepartner.