Heb je als bureau losse urenregistratie software nodig naast je CRM?

"Moeten we niet ook uren gaan bijhouden?" is een vraag die bij bureaus vaak pas opkomt als er iets misgaat: een project dat structureel meer tijd kost dan begroot, of een discussie met een klant over wat er nu precies is gedaan voor het bedrag op de factuur. Het eerlijke antwoord is dat niet elk bureau aparte urenregistratie nodig heeft, en dat de vraag die er echt toe doet niet is of je uren maakt, maar of je op basis van die uren factureert of stuurt.

Urenregistratie software is software waarmee medewerkers bijhouden hoeveel tijd ze aan een taak of project besteden, meestal per klant of project, zodat dat terug te zien is in facturatie of rapportages.

Wanneer heb je urenregistratie wél nodig?

Reken je op basis van bestede uren, dan is urenregistratie geen keuze maar een randvoorwaarde. Werk je met strippenkaarten of uurtarieven, dan moet je exact kunnen aantonen waar de tijd naartoe is gegaan, anders sta je zwak in een discussie met een klant. Ook als je intern wilt weten of een projecttype structureel meer tijd kost dan begroot, geeft urenregistratie daar harde cijfers voor in plaats van een onderbuikgevoel.

Wanneer is het overbodig gewicht?

Werk je vooral met vaste projectprijzen of abonnementen, dan voegt uur-voor-uur registratie vaak weinig toe. Je factureert toch hetzelfde bedrag, of de klant nu drie of vijf uur heeft gekost. In dat geval is capaciteitsplanning, weten hoeveel ruimte een team heeft voor nieuwe klanten, veel bruikbaarder dan minutieuze urenregistratie. Daar schreef ik eerder over in hoe je overzicht houdt over meerdere klanten: het gaat dan om capaciteit, niet om uren afvinken.

Er zit ook een cultuurkant aan. Verplichte urenregistratie voor een team dat op resultaat werkt, voelt bij veel bureaus als controle in plaats van sturing, en dat kost aan de achterkant meer aan gemopper dan het aan inzicht oplevert.

Neem een bureau als dat van Bep, die met een klein team op vaste maandprijzen werkt. Zij heeft weinig aan een systeem dat tot op de minuut bijhoudt wie waaraan werkte, ze heeft vooral iets nodig dat laat zien of er komende week nog ruimte is voor een nieuwe klant. Dat is een ander probleem dan urenregistratie, ook al wordt het in de praktijk vaak door elkaar gehaald.

Wat kost losse urenregistratie software, als je het toch nodig hebt?

Een tool als TimeChimp, specifiek gericht op tijdregistratie, rekent bijvoorbeeld vanaf 10 euro per gebruiker per maand voor het instapniveau zonder basisbedrag, oplopend naar 14 euro per gebruiker per maand plus een vast bedrag van 60 euro per maand voor de uitgebreidste laag met projectplanning en koppelingen. Dat is bovenop een CRM of projectmanagementtool, tenzij je kiest voor een pakket waar het al in zit, zoals Gripp of Simplicate, die ik eerder vergeleek in Gripp vs Simplicate vs Teamleader.

Waarom biedt Wecooking geen urenregistratie of facturatie?

Simpel: dat is bewust geen onderdeel van Wecooking. Wecooking richt zich op CRM, projectoverzicht, klantportaal en het omzetten van meetings naar taken, niet op tijd bijhouden of factureren. Vind je urenregistratie een randvoorwaarde voor je bureau, dan is Wecooking op dit moment niet compleet voor je, en heb je een aparte tool zoals TimeChimp, of een pakket dat het al ingebouwd heeft, gewoon nodig.

Waar Wecooking wel in uitblinkt, is het stuk ervoor en erna: een lead die klant wordt, een project dat overzichtelijk blijft, en een klantportaal waar de klant zelf kan meekijken. Vanaf 19 euro per maand alles inbegrepen, op dit moment gratis in bèta.

Dat is een bewuste keuze, geen tussenstap richting een facturatiemodule die er later nog bij komt. Wecooking laat het stuk uren en facturen expliciet aan gespecialiseerde tools over, en focust op het stuk daaromheen: overzicht houden over klanten en projecten, zonder dat je daarvoor eerst een uitgebreid urensysteem hoeft in te richten.

Hoe bepaal je het voor jouw bureau?

Drie vragen die helpen. Factureer je op uren of op vaste prijs? Bij uren is urenregistratie een randvoorwaarde, bij vaste prijs vaak niet. Heb je nu al een concreet signaal dat projecten uit de hand lopen qua tijd, of is het een vaag gevoel? En weegt de extra tool en het extra bedrag per maand op tegen wat je ermee wint aan inzicht?

Twijfel je nog over de bredere vraag wat een CRM voor een bureau eigenlijk moet kosten, dan zette ik dat eerder op een rij in wat kost een CRM voor een agency. Wil je zelf zien hoe ver je komt met CRM en projectoverzicht zonder urenregistratie erbij, dan kun je Wecooking gratis proberen.