Wat is het beste CRM-systeem voor bureaus?

Het beste CRM voor bureaus is niet het populairste CRM. Het is het systeem waarin een gewonnen deal automatisch een klant met een project wordt, met de notities uit het salestraject erbij. Let op een pipeline met fases die bij een bureau passen, verplichte opvolging, en vooral: wat er gebeurt zodra een deal gewonnen is.

Zoek op "beste CRM" en je krijgt lijstjes met twintig tools die allemaal ongeveer hetzelfde beloven. Wat die lijstjes bijna nooit vertellen: de meeste CRM-systemen zijn gebouwd voor salesteams die een product verkopen. Deal gesloten, klaar, volgende. Een agency werkt niet zo. Bij ons begint het werk juist nadat de deal is gewonnen. Precies dezelfde vraag speelt bij een freelancer die zelf meerdere klanten bedient.

Bij Evertising liep ik hier zelf tegenaan. We werkten met verschillende losse tools die stuk voor stuk "alles een beetje" konden, maar die onderling niet op elkaar aansloten. Ik was voortdurend aan het schakelen tussen systemen en raakte daardoor afspraken kwijt die nergens goed werden vastgelegd.

Waarom "beste" voor een agency iets anders betekent

Voor een webshop of softwarebedrijf is een CRM het hele verhaal: leads erin, deals eruit. Voor een agency is het CRM maar de helft. Een gewonnen deal wordt een klant, die klant krijgt een project, dat project heeft taken, deadlines en feedbackrondes. En over een jaar wil je diezelfde klant een verlenging of een extra dienst verkopen.

Het beste CRM voor een agency, of voor een freelancer met meerdere klanten, is dus niet het CRM met de meeste functies. Het is het systeem waarin sales en uitvoering op elkaar aansluiten, zodat je niet elke gewonnen deal handmatig hoeft over te tikken naar je projecttool.

Waar moet je op letten bij een CRM-systeem voor bureaus?

Een paar dingen die in de praktijk het verschil maken:

• Een pipeline die bij een bureau past. Fases als eerste gesprek, offerte en akkoord, niet een generieke salesfunnel met twaalf stappen die je toch nooit invult.
• Verplichte opvolging. De meeste deals gaan niet verloren omdat de klant nee zei, maar omdat niemand meer contact opnam. Een goed CRM laat een deal niet stilvallen zonder dat iemand het ziet.
• Bedrijven en contactpersonen op één plek. Wie is de beslisser, wie is de contactpersoon voor de dagelijkse dingen, wat is er eerder besproken.
• Notities en afspraken bij de deal. Niet in je hoofd, niet in een los document, maar op de plek waar je collega ze ook kan vinden.
• Wat gebeurt er na de gewonnen deal? Dit is de vraag die bijna niemand stelt bij een demo. Als het antwoord is "dan exporteer je de deal en zet je alles opnieuw in je projecttool", dan weet je wat je de komende jaren elke week gaat doen.

De bekende namen, kort langs de meetlat

Pipedrive is een prima CRM, maar het houdt op bij de gewonnen deal. HubSpot kan veel, maar de functies die je als agency echt nodig hebt zitten in de duurdere pakketten. Salesforce is gebouwd voor enterprise salesteams, niet voor een bureau van vijf tot vijftig man. En een spreadsheet werkt tot ongeveer je tiende lead per maand, daarna wordt het een gatenkaas.

Over de valkuilen van Pipedrive voor agencies schreef ik eerder een apart artikel.

Is het beste CRM voor een bureau anders dan voor een zzp'er?

Niet fundamenteel. Een zzp'er met meerdere klanten loopt tegen precies dezelfde vraag aan als een bureau: waar landt een gewonnen deal, en blijft de klantgeschiedenis op één plek staan. Het verschil zit vooral in schaal, niet in het probleem zelf. Ik werk dat verder uit in CRM voor zzp'ers met meerdere klanten.

Waarom wij het zelf anders hebben gebouwd

Met Wecooking hebben we het CRM en het projectmanagement in één omgeving gezet. Een deal doorloopt zijn fases, en op het moment dat je hem op gewonnen zet, maak je er met één actie een klant met een project van. De afspraken uit het salestraject gaan mee. Geen overtikken, geen tweede systeem, geen "waar stond dat ook alweer".

Ik zeg niet dat Wecooking voor elk bureau de beste keuze is. Wel dat je bij elke tool die je overweegt de vraag moet stellen waar het systeem ophoudt en jouw handwerk begint.

Zo kies je in de praktijk

Maak het jezelf makkelijk. Zet drie tools onder elkaar en beantwoord per tool deze vragen:

• Kan ik mijn eigen fases instellen, en snap ik ze zonder handleiding?
• Zie ik in één oogopslag welke deals aandacht nodig hebben?
• Wat moet ik doen op het moment dat een deal gewonnen is?
• Wat kost het echt, inclusief de modules die ik er los bij moet nemen?

Die laatste vraag wordt vaak onderschat. Veel tools ogen betaalbaar tot je alle losse modules optelt. Daarover schreef ik meer in wat kost een CRM voor een agency.

Wil je zien hoe CRM en projectmanagement in één omgeving werkt, als bureau of als freelancer met meerdere klanten? Probeer Wecooking gratis. Je hebt geen creditcard nodig en je zit nergens aan vast.