Offertes sneller getekend krijgen als bureau of freelancer

De offerte was goed. Het gesprek daarvoor liep prima, Truus leek enthousiast, en toch hoor je drie weken later nog niets. Je stuurt een appje, geen reactie. Je belt, voicemail. Uiteindelijk komt er een akkoord, of niet, maar de tijd die daartussen zit heeft niets meer met de kwaliteit van je aanbod te maken. De deal is niet verloren op inhoud. Hij is verloren op doorlooptijd.

Dat is de plek waar de meeste deals bij een bureau sterven, en het geldt net zo goed voor een freelancer die zelf zijn offertes stuurt. Niet bij het gesprek, niet bij de prijs, maar in de stilte na het versturen.

Waarom die stilte zo duur is

Elke dag die verstrijkt tussen versturen en tekenen is een dag waarin het enthousiasme van het eerste gesprek wegzakt. Truus was net enthousiast na het gesprek, maar drie weken later heeft ze twee andere aanbieders gesproken, een interne discussie gehad over het budget, en is de urgentie van toen alweer wat verdampt. Hoe langer een offerte blijft liggen, hoe groter de kans dat hij nooit meer getekend wordt, zelfs als niemand ooit expliciet nee zegt.

Het rare is dat dit bijna nooit ligt aan de offerte zelf. Het ligt aan wat er daarna gebeurt, of eigenlijk: wat er daarna niet gebeurt.

Hoe zorg je dat een offerte niet stil komt te liggen?

De meeste bureaus volgen offertes op gevoel op. Iemand denkt op een gegeven moment "oh, die offerte aan Aurelius B.V. hing nog", en stuurt dan een appje. Dat werkt zolang je drie openstaande offertes hebt. Bij tien of twintig lopende offertes gaat er gegarandeerd eentje stil vallen, en meestal is dat toevallig de deal die wel had kunnen scoren.

Een paar dingen die het verschil maken:

• Een vaste opvolgtermijn, geen gevoel. Na drie dagen zonder reactie een opvolgmoment, geen uitzondering.
• Zichtbaar wie waar op wacht. Niet in iemands hoofd, maar op een plek waar het hele team ziet welke offerte al twee weken stil ligt.
• Digitaal tekenen zonder gedoe. Een offerte die geprint, getekend, gescand en teruggemaild moet worden, kost de klant een handeling die makkelijk een week duurt. Een link waarop je met een paar klikken tekent, kost een minuut.
• Geen los akkoord dat je zelf moet verwerken. Zodra Truus tekent, moet dat niet ergens in een mailbox blijven staan tot iemand het handmatig oppakt.

Dit sluit aan bij een probleem dat verder gaat dan alleen offertes. Een deal die stilvalt zonder dat iemand het merkt, is precies het patroon dat ik beschreef in wat is het beste CRM voor agencies: de meeste deals gaan niet verloren omdat de klant nee zegt, maar omdat niemand meer contact opnam.

De offerte die meteen een project wordt

Er is nog een tweede plek waar tijd verloren gaat, en die krijgt minder aandacht: het moment ná het tekenen. Bij veel bureaus is een getekende offerte het startpunt van weer een nieuwe klus, namelijk alles overtikken naar het projectsysteem. De scope uit de offerte moet taken worden, de klant moet worden aangemaakt, het team moet worden ingepland. Dat kost vaak dagen, en in die dagen staat het project stil terwijl de klant denkt dat er al gewerkt wordt.

Als een offerte bij akkoord automatisch een project wordt, met de scope die je al had opgesteld direct vertaald naar taken, valt die vertraging weg. Geen overtypen, geen tweede moment waarop iemand moet onthouden wat er precies is afgesproken. Hoe die stap van gewonnen deal naar lopend project eruitziet, beschreef ik eerder in van gewonnen deal naar klantproject.

Wat dit in de praktijk oplevert

Het effect van kortere doorlooptijd is niet alleen dat je meer deals wint. Het is ook dat je minder tijd kwijt bent aan achter offertes aanjagen die toch nog worden getekend, maar pas na wekenlang heen-en-weer appen. Die tijd gaat nu naar het volgende gesprek in plaats van naar het opsporen van stilgevallen deals.

Zo hebben wij het ingericht

In Wecooking hangt de offerte aan de deal in het CRM. Je ziet in één oogopslag welke offertes te lang stilliggen, de klant tekent digitaal zonder gedoe, en zodra er een akkoord is wordt er automatisch een project van gemaakt met de afspraken erin. Geen los systeem voor offertes, geen overtypen na het tekenen. Bij Evertising hadden we vroeger een los tekenprogramma naast het CRM, en die knip zorgde er telkens voor dat iemand het akkoord alsnog handmatig moest doorzetten. Precies dat hebben we in Wecooking dichtgetimmerd.

Wil je zien hoe dat werkt voor je eigen offertetraject, als bureau of als freelancer die zelf zijn deals opvolgt? Probeer Wecooking gratis. Het is nu gratis te gebruiken omdat we in bèta zitten.