Offertes opvolgen zonder dat er een tussenuit valt

Vraag een bureau hoeveel offertes er op dit moment openstaan en wat die samen waard zijn, en je krijgt zelden binnen tien seconden antwoord. Dat is een raar gat, want dat is letterlijk de omzet van de komende maanden. En het is precies de reden waarom offertes niet worden opgevolgd.

Een offerte opvolgen betekent contact opnemen nadat je hem hebt gestuurd, om te horen waar de klant staat en wat de volgende stap is. De standaardadviezen gaan over wanneer je belt en wat je zegt. Die kloppen meestal wel, maar ze lossen het echte probleem niet op. Bij de meeste bureaus wordt een offerte niet opgevolgd omdat iemand de timing verkeerd inschatte, maar omdat niemand er nog aan dacht.

Wanneer moet je een offerte opvolgen?

De vuistregel die je overal tegenkomt is een eerste contact na een paar werkdagen, en daarna nog twee keer met ruimte ertussen. Vaker wordt vervelend, minder vaak en je bent uit beeld.

Nuttiger dan die vuistregel is één afspraak die je maakt vóórdat je de offerte stuurt. Vraag aan het eind van het gesprek: wanneer denk je hierover te beslissen, en vind je het goed als ik je daarna even bel? Dan is je opvolging geen verkooptelefoontje meer maar een afspraak die je nakomt. Dat verandert de toon van het gesprek volledig, en het geeft je een datum om op te zetten.

Hoe vaak volg je een offerte op?

Twee tot drie keer, en dan stop je en zeg je dat ook.

Dat laatste is het stuk dat mensen overslaan. Een derde poging zonder reactie beantwoorden met stilte is slechter dan afsluiten met een korte mail: ik hoor niets, ik ga ervan uit dat het nu niet speelt, laat het weten als dat verandert. Daar komt opvallend vaak alsnog een reactie op, en zo niet, dan is je pijplijn tenminste eerlijk.

Wat je vooral niet moet doen als het stil blijft: je prijs verlagen. Je maakt je oorspronkelijke prijs daarmee ongeloofwaardig, en je begint de samenwerking met een korting die je nooit meer terugkrijgt.

Waarom vergeten bureaus offertes op te volgen?

Niet uit luiheid, en niet omdat ze bang zijn om te bellen. Het gaat mis in de overdracht tussen twee momenten.

Op het moment dat je de offerte stuurt, ben je klaar met die klant en spring je naar het volgende. De offerte staat in je verzonden mail. In je hoofd staat een vaag voornemen om er volgende week achteraan te gaan. Er is geen enkel systeem dat je volgende week eraan herinnert, want je verzonden map is geen takenlijst.

Daar komt bij dat een offerte die openstaat, geen ruis maakt. Een klant die klaagt hoor je. Een project met een deadline zie je. Een offerte waar niemand op reageert is stil, en stille dingen verliezen het altijd van luide dingen. Bij Hokuspokus B.V. valt de offerte er niet uit omdat hij onbelangrijk is, maar omdat hij niet piept.

De oplossing is dus niet een beter belscript. De oplossing is dat de offerte zelf een status krijgt, een eigenaar en een datum waarop hij weer op iemands lijst verschijnt.

Hoe hou je bij welke offertes openstaan?

Drie dingen moet je kunnen zien, en als je die hebt is opvolgen bijna vanzelfsprekend:

• Welke offertes staan open, met bedrag en datum van verzenden
• Wat de volgende actie is per offerte, met een naam en een datum erbij
• Wat er in totaal openstaat, zodat je weet hoe je pijplijn ervoor staat

Dat kan in een spreadsheet, en voor een zzp'er met vier offertes per maand is dat prima. Het knelt zodra meerdere mensen offertes sturen, want dan weet niemand meer van elkaar wat er loopt. Op dat punt wordt een pijplijn met fases nuttig, waarbij "offerte verstuurd" gewoon een fase is en niet het einde van het proces. Welke fases voor bureaus werken beschreef ik in welke CRM-fases werken voor marketingbureaus.

En natuurlijk geldt: hoe beter de offerte zelf, hoe minder je hoeft op te volgen. Daar gaat offertes sneller getekend krijgen verder op in.

Wanneer is opvolgen zonde van je tijd?

Ook dat bestaat. Heb je een offerte gestuurd op een aanvraag die je koud binnenkreeg, waar je de beslisser nooit hebt gesproken en waar je het gevoel had dat je één van de vijf offertes was, dan is de kans klein en de investering in opvolging groot. Eén nette mail is dan genoeg.

Opvolgen loont vooral bij offertes waar een echt gesprek aan vooraf ging. Dat is meteen een goede filter voor waar je je tijd insteekt.

Waar Wecooking hierin past

In Wecooking staat een offerte in de CRM als een deal met een fase en een eigenaar, en zet je er meteen een opvolgtaak bij met een datum. Die taak verschijnt op de dag zelf in je lijst, zodat opvolgen niet afhangt van of je eraan denkt. Wint de deal, dan wordt het met één klik een klantproject. Vanaf 19 euro per maand, alles inbegrepen, op dit moment gratis in bèta.

Wat het niet doet: er komt geen factuur uit en er zit geen urenregistratie in, dus voor het financiële deel na de handtekening heb je iets anders nodig. En het belt niet voor je. Een systeem dat de offerte op je lijst zet, lost het vergeten op, niet het gesprek.

Wil je gewoon zien hoeveel er op dit moment bij jou openstaat, dan is dat gratis uitproberen waarschijnlijk sneller dan je verzonden mail doorzoeken.