Offerte sjabloon in Word: wanneer stap je over op offerte software?

Zoek op "offerte sjabloon" of "template offerte word" en je krijgt tientallen pagina's die precies hetzelfde aanbieden: een leeg Word-bestand met een logoblok, een tabel en een regel over betalingsvoorwaarden. Handig, en voor veel freelancers en kleine bureaus is dat ook echt genoeg. Wat vrijwel geen van die pagina's beantwoordt is de vervolgvraag: wanneer moet je van dat sjabloon af, en waarom.

Een offerte sjabloon is een vast opgemaakt document waarin je alleen nog de klantgegevens, de werkzaamheden en de prijzen invult. Het korte antwoord op de vraag of dat voldoet: ja, tot het moment dat je meer tijd kwijt bent aan het najagen van verstuurde offertes dan aan het maken ervan. Dat omslagpunt zit niet in het document zelf, maar in wat er daarna gebeurt.

Wat moet er minimaal in een offerte sjabloon staan?

Voordat je iets vervangt, controleer eerst of je huidige sjabloon compleet is. Wat er in elk geval in hoort:

• Je bedrijfsgegevens, KvK-nummer en btw-nummer
• De naam van de klant en de contactpersoon die de opdracht geeft
• Een omschrijving van het werk die specifiek genoeg is om later niet over te discussiëren
• Prijs, of het bedrag exclusief of inclusief btw is, en wat er níet bij zit
• Een geldigheidsdatum, zodat je prijs niet drie maanden later nog geldt
• Hoe de klant akkoord geeft

Dat laatste punt is het punt waar de meeste sjablonen slordig zijn. "Bij akkoord graag ondertekend retour" leest prettig, maar het betekent in de praktijk dat de klant moet printen, tekenen, scannen en mailen. Elke stap daarin is een reden om het morgen te doen.

En stuur het definitieve document als pdf, niet als Word-bestand. Een Word-bestand kan de ontvanger aanpassen, en dat wil je niet als het over prijzen gaat.

Wanneer werkt een offerte sjabloon in Word nog prima?

Eerlijk: langer dan software-verkopers suggereren. Een sjabloon in Word of Excel is de juiste keuze als je een paar offertes per maand verstuurt, je aanbod per klant sterk verschilt en je zelf overzicht houdt over wie nog moet reageren. Je betaalt niets, je hebt volledige vrijheid over de opmaak, en je kunt met de hand een uitzondering maken zonder tegen een systeem aan te lopen.

Wat het je kost is opmaaktijd per offerte, en dat valt mee zolang het er een paar zijn. Iemand die twee offertes per maand verstuurt heeft geen offerte software nodig; die heeft een goed sjabloon nodig.

Waar loopt een Word-sjabloon vast?

Op drie punten, en ze komen alle drie pas na verloop van tijd:

• Versiechaos. Je past de prijzen aan in het sjabloon van vorige week, kopieert die naar de volgende klant, en vergeet één regel te wijzigen. Iedereen die met kopieerwerk offertes maakt heeft dit een keer gehad.
• Geen zicht op wat openstaat. Je verstuurde offertes zitten in je map "verzonden" in je mail. Er is geen lijst die je vertelt welke er nog open staan en hoelang al.
• Overtypen na akkoord. De klant zegt ja, en dan begint iemand de afspraken uit de offerte over te typen in een projecttool of een takenlijst. Precies daar verdwijnt informatie.

Wat gebeurt er nadat je de offerte hebt verstuurd?

Dit is de vraag die de downloadpagina's overslaan en waar het geld verdwijnt. Een offerte die stilligt is niet afgewezen, hij is vergeten. Bij Aurelius B.V. blijft de aanvraag liggen omdat de contactpersoon op vakantie is en niemand het overneemt. Als jij niet weet dat die offerte er ligt, gebeurt er niets.

De praktische oplossing hoeft geen software te zijn. Een aparte lijst met verstuurde offertes, met de datum en de afgesproken opvolgdatum erbij, lost negentig procent van dit probleem op. Hoe je die opvolging inricht schreef ik uit in offertes sneller getekend krijgen.

Software wordt pas interessant als je die lijst zelf niet meer bijhoudt. Dat is een eerlijke test: houd twee maanden een handmatige lijst bij. Lukt dat, dan heb je geen offerte software nodig. Lukt dat niet, dan is dat je antwoord.

Heb je dan offerte software nodig?

Alleen als het je iets oplevert dat het sjabloon niet kan. Wat dat concreet is: de offerte hangt aan de klant in plaats van los in een map, je ziet in één lijst wat er openstaat, de klant tekent digitaal zonder te printen, en na akkoord hoeft niemand iets over te typen.

In Wecooking zit de offerte in het CRM, vast aan de deal. Je ziet welke offertes te lang stilliggen, de klant tekent digitaal, en zodra er akkoord is wordt het met één klik een klantproject met de afspraken erin. Dat overdrachtsmoment beschreef ik eerder in van gewonnen deal naar klantproject. Vanaf 19 euro per maand, alles inbegrepen, op dit moment gratis in bèta.

Waar Wecooking je niet bij helpt: facturatie. Dat zit er niet in, dus als je vooral zoekt naar één programma voor offertes én facturen, dan is dit niet je oplossing en kun je beter verder kijken.

Verstuur je een paar offertes per maand, houd dan je Word-sjabloon en maak het beter. Merk je dat je niet meer weet wat er openstaat, dan is het gratis uitproberen sneller dan er nog een maand over nadenken.