Gantt chart: de vraag die in geen enkele tool-vergelijking staat

Een klant vraagt om een planning. Iemand bouwt een schema van de komende elf weken, kleurt de balken in en stuurt het op. Klant blij. Donderdag heeft diezelfde klant een feedbackronde verzet, ligt een freelancer eruit, en klopt alles na week drie niet meer. Niemand past het aan, want dat kost weer een uur en het project loopt verder prima. Drie weken later is het een PDF in een mailwisseling waar niemand nog over begint.

Een gantt chart zet elke taak van een project als een balk op een tijdlijn, zodat je ziet wat wanneer loopt, wat van elkaar afhangt en waar de deadline valt. Of je er als bureau een nodig hebt, hangt af van één test: zitten er echte afhankelijkheden in je werk, waarbij stap drie pas kan beginnen als stap twee klaar is? Zo ja, dan verdient een gantt chart zich terug. Bestaat je week vooral uit losse stromen werk voor verschillende klanten, dan maak je een duur plaatje dat iemand moet bijhouden.

Wat is een gantt chart precies?

Een gantt chart is een planning waarin elke taak een balk op een kalender is, met lijnen ertussen die laten zien welke taak van welke afhangt. Je komt hem ook tegen als gantt diagram, balkenplanning of tijdlijnweergave.

De functies die ertoe doen zijn beperkt in aantal. Afhankelijkheden, zodat één balk verschuiven de rest meeneemt. Mijlpalen, voor data die niet mogen schuiven. Een kritiek pad, de keten van taken die je einddatum bepaalt. De rest is gewoon projectmanagement met een tijdlijn eroverheen.

Handig om te weten voordat je gaat zoeken: een gantt chart maken kan tegenwoordig in bijna elk projectmanagementpakket. Asana, ClickUp, Monday en Wrike hebben een tijdlijnweergave, en in Nederland en België zit er ook een planning in Gripp, Teamleader en Simplicate. Het is dus zelden een losse aankoop. Kijk eerst wat je al betaalt voordat je er een abonnement bij neemt. De vergelijkingslijstjes hebben een commerciële reden om dat niet te benoemen.

Heb je een gantt chart nodig voor klantwerk?

Voor het meeste bureauwerk eerlijk gezegd niet.

Doe de afhankelijkheidstest op een echt project. Een campagne gaat shoot, montage, akkoord van de klant, livegang. Dat is echt volgordelijk, en daar beschrijft een tijdlijn prima wat er gebeurt. Kijk nu naar je week over twaalf klanten heen. Wat bepaalt of het werk op tijd af is, is bijna nooit de volgorde. Het zijn de mensen. Bep zit op drie projecten tegelijk en twee daarvan willen haar woensdag.

Dat is een capaciteitsprobleem, geen volgordeprobleem, en een gantt chart beantwoordt de verkeerde vraag. Balken die netjes naast elkaar staan zeggen niets over of er iemand vrij is om eraan te werken. We schreven apart over hoeveel werk je team echt aankan, want dat is meestal de beperking die pijn doet.

Wat kost het om een gantt chart kloppend te houden?

Dit is het stuk dat de koopgidsen overslaan, en het is precies het stuk dat bepaalt of de tool maand twee haalt.

Elke keer dat de werkelijkheid schuift, moet iemand de balken verslepen. In klantwerk schuift de werkelijkheid continu. Een klant doet vier dagen over een akkoord in plaats van één. Een briefing verandert na de kickoff. Een developer vindt iets onder het ding dat je had gevraagd. Elk daarvan maakt het schema onjuist, en een onjuist schema is erger dan geen schema, want mensen gaan het wantrouwen en vragen het weer aan elkaar.

Je houdt drie uitkomsten over en maar één daarvan is goed. Iemand steekt er elke week echte tijd in. Of het schema verloopt stilletjes en iedereen negeert het. Of je stopt ermee en niemand zegt het hardop.

Ga je toch kijken naar tools, stel dan die ene vraag in de demo. Als een taak drie dagen uitloopt, wat gebeurt er dan met de twaalf taken erachter, zonder dat iemand iets aanraakt? Moet je daarvoor zelf slepen, reken dan de uren mee.

Wanneer is een gantt chart wel het juiste gereedschap?

Er zijn situaties waarin hij zich duidelijk terugverdient:

• Een vaste einddatum die niet kan schuiven, met veel bewegende delen erachter. Een evenement, een productlancering, een migratie naar een nieuwe site.
• Echte harde afhankelijkheden, waarbij één late stap alles erachter wegduwt.
• Meerdere partijen die dezelfde volgorde moeten zien, bijvoorbeeld een klant, een drukker en een developer.
• Een project dat zo lang loopt dat niemand de volgorde nog uit zijn hoofd kent.

En de situaties waarin het vooral vertoning is: doorlopende retainers, continue contentproductie, support, en alles waarbij de takenlijst elke week verandert. Wordt het plan wekelijks herschreven, dan is het tekenen van een tijdlijn van twaalf weken alleen maar trager.

Wat je beter doet bij de meeste klantprojecten

Drie dingen geven je wat de gantt chart had moeten geven, voor een fractie van het onderhoud:

• Een duidelijke status per project, zodat iedereen ziet waar het staat zonder te vragen. Daarover meer in projectadministratie bijhouden.
• Een weekplanning die zegt wie deze week wat doet, want dat is de termijn waarin je team echt werkt. Waarom die planning schuift, schreven we in dit artikel over wekelijkse planning.
• Een kort lijstje met mijlpaaldata voor de klant. Dat is de eerlijke versie van wat de meeste klanten eigenlijk wilden. Ze geven niet om de balken. Ze willen weten wanneer ze feedback moeten geven en wanneer het live gaat.

Voor een eenmalig project kom je met een spreadsheet verrassend ver, en waar dat ophoudt behandelden we in projectplanning maken in Excel.

Waar Wecooking past, en waar niet

Even recht voor zijn raap, want dit is een koopbeslissing. Wecooking heeft geen gantt chart, geen afhankelijkhedenweergave en geen kritiek pad. Heb je die nodig voor een echt volgordelijk project, dan is Wecooking niet je tool.

Wat het wel doet is CRM, projectmanagement, een klantportaal, een meeting notetaker en planning in één systeem zetten, zodat een getekende offerte een lopend project wordt en de notulen van een klantgesprek taken worden. Dat mikt op het capaciteits- en statusprobleem, niet op het volgordeprobleem. De prijs is vanaf 19 euro per maand met alles inbegrepen, nu gratis in bèta.

Nog twee beperkingen, gewoon eerlijk: er zit geen facturatie in en geen urenregistratie. Het is daarnaast een jong product, kleiner dan de namen in de vergelijkingslijstjes, dus beoordeel het op of het past en niet op staat van dienst.

Is je echte probleem dat niemand ziet wie deze week vrij is en waar elk project staat, probeer Wecooking dan gratis en kijk of dat het overzicht is dat je miste.