Weekplanning voor bureaus die altijd vol zitten

Elke maandagochtend hetzelfde ritueel. Je zet iedereen even bij elkaar, of je gaat er zelf voor zitten als je alleen werkt, en maakt een planning voor de week. Wie doet wat, welke klant heeft voorrang, wat moet er af voor vrijdag. Woensdag is die planning alweer achterhaald, omdat er een spoedklus tussendoor kwam, iemand ziek werd of een klant toch nog wijzigingen had. Tegen vrijdag heeft niemand nog naar het planningsdocument gekeken, want de werkelijkheid liep allang een andere kant op.

Dat is niet omdat je slecht plant. Het is omdat de planning en het werk twee losse dingen zijn. Je plant in een document of bord, en je werkt ergens anders. Zodra die twee uit elkaar lopen, wint het werk altijd, en wordt de planning een formaliteit die je maandag maakt en de rest van de week negeert.

Waarom loopt een losse planning tool altijd achter?

Een planning die los staat van het werk moet handmatig worden bijgewerkt. Iemand moet elke wijziging opnieuw intypen: deze taak is toch niet af, deze klant heeft voorrang gekregen, deze deadline is verzet. Dat bijwerken kost tijd en discipline, en discipline is precies wat er ontbreekt op een dag waarop alles toch al misgaat. Dus wordt de planning niet bijgewerkt, en ontstaat er een gat tussen wat er op papier staat en wat er echt gebeurt.

Bij een bureau met meerdere klanten wordt dat gat sneller groter dan bij een enkele klant. Koos werkt aan drie dingen tegelijk, Bep springt bij op een spoedklus voor Aurelius B.V., en niemand van hen gaat halverwege de dag het planningsdocument bijwerken om dat zichtbaar te maken. Voor een freelancer die alles zelf doet, geldt precies hetzelfde probleem, alleen is er niemand anders om het bij te houden.

Wat er verandert als deadlines je agenda vullen

Er is een andere manier om hiernaar te kijken: laat de planning niet een apart document zijn dat je maakt, maar iets wat vanzelf ontstaat uit de deadlines die je toch al hebt. Elke taak heeft een deadline, en die deadline bepaalt wanneer hij in je agenda moet staan. Geen aparte planningssessie nodig, want de planning is de optelsom van wat er al moet gebeuren.

Het verschil zit vooral in wat er gebeurt als iets misloopt. In een losse planning betekent een vertraging dat iemand handmatig alles achter die taak moet doorschuiven, en dat gebeurt in de praktijk zelden op tijd. Als de planning direct aan de deadlines hangt, schuift de rest van de week vanzelf mee zodra één ding uitloopt. Je hoeft niet zelf te herberekenen wat dat betekent voor donderdag en vrijdag, dat gebeurt automatisch.

Een paar dingen die dit in de praktijk oplevert:

• Geen apart planningsmoment meer nodig. De planning is een gevolg van je taken, niet een los werkje erbovenop.
• Doorschuiven gebeurt vanzelf. Loopt iets uit, dan schuift de rest van de week mee in plaats van dat er een gat valt dat niemand invult.
• Je ziet een overvolle week voordat hij misgaat. Niet pas op donderdag als het al te laat is om bij te sturen.
• Iedereen werkt met dezelfde realiteit. Geen los planningsdocument dat afwijkt van wat er echt op iemands bord staat.

Dit hangt nauw samen met wat ik eerder schreef in overzicht houden over meerdere klanten: zodra werk over klanten heen op één plek samenkomt, wordt ook duidelijk wanneer iemand vol zit, in plaats van dat je dat per klant afzonderlijk moet navragen.

Waarom "altijd vol zitten" vaak een planningsprobleem is

Bureaus die altijd vol zitten hebben niet per se te weinig mensen. Vaak is het probleem dat niemand vooraf ziet dat een week te vol wordt, omdat de planning niet meebeweegt met de werkelijkheid. Je ontdekt het pas als Bep op woensdag aangeeft dat ze het niet redt, in plaats van dat je het maandag al had kunnen zien aankomen. Structureel te veel aannemen is een ander gesprek, maar structureel te laat zien dat een week te vol is, dat is precies waar een planning die aan je echte deadlines hangt verschil maakt.

Hoe wij dit hebben opgelost

In Wecooking hangt de planning direct aan de taken en deadlines die er toch al zijn. Spreek een taak in of typ hem, geef hem een deadline, en hij verschijnt vanzelf in de dagplanning, meelopend met je Google agenda. Loopt iets uit, dan schuift de planning mee zonder dat je zelf alles opnieuw moet uitrekenen. Meer over hoe dat werkt staat op de pagina van planning.

Wil je zien hoe dat voelt voor een week die anders altijd te vol zit, als bureau of als freelancer die alles zelf plant? Probeer Wecooking gratis. Het is nu gratis te gebruiken omdat we in bèta zitten.