Projectadministratie: het stuk dat elke tool-vergelijking overslaat

Een klant mailt op dinsdagmiddag en vraagt hoe het staat met zijn campagne. Je weet het ongeveer. Om het met enige zekerheid te zeggen open je het projectbord, dan de gedeelde schijf om te checken of die laatste versie de deur uit is, dan je mail om te zien wat de ontwerper vrijdag schreef. Tien minuten later stuur je een antwoord van twee regels. Doe dat keer twaalf klanten en je bent een middag kwijt aan een vraag die niemand had hoeven stellen.

Je projectadministratie is bedoeld om die middag terug te geven. Het is de plek waar de actuele stand van elk project staat, zodat voortgang, eigenaar, volgende stap en deadline zichtbaar zijn zonder dat iemand erachteraan moet. Dat het in de praktijk zo vaak niet werkt, ligt zelden aan de software. Het ligt aan het stuk dat geen enkel vergelijkingslijstje behandelt: iemand moet het bijhouden, en die iemand is al druk met het echte werk.

Wat is projectadministratie precies?

Projectadministratie is het bijhouden van wat er in een project gebeurt, zo dat de stand van zaken te zien is zonder dat iemand het hoeft te vragen. Projectmanagement software plant het werk, de administratie volgt het. De meeste pakketten doen allebei, daarom lopen die begrippen in elke vergelijking door elkaar.

Het verschil dat ertoe doet zit niet in de functielijst, maar in de vraag waar de informatie vandaan komt. Een systeem dat alleen weet wat mensen erin typen is een takenlijst met een mooier dashboard. Een systeem dat dingen oppikt uit werk dat je toch al deed, een gesprek, een mail, een getekende offerte, heeft kans om te kloppen.

Waarom loopt het bijhouden bij de meeste bureaus vast?

Omdat bijhouden extra werk is, en extra werk verliest het altijd van echt werk.

Je team wordt betaald om te ontwerpen, te schrijven en te bouwen. Een statusveld invullen komt daar bovenop. In week een vult iedereen het netjes in. In week vier staan er drie projecten op "in review" en zijn er twee daarvan allang opgeleverd. Dan heb je een systeem dat met overtuiging iets verkeerds zegt, en dat is erger dan niets, want je stopt met kijken en begint weer met rondvragen.

Dit is precies het gat in bijna elk overzichtsartikel over dit onderwerp. Ze vergelijken dashboards, Gantt-weergaves en portfolio-overzichten, en vragen nooit wie de gegevens invoert. Zoek je een systeem, stel die vraag dan als eerste in een demo: wat weet dit zonder dat iemand het intypt?

De eerlijke antwoorden zijn meestal klein maar echt. Een getekende offerte kan een project op actief zetten. Een opgenomen overleg kan de actiepunten opleveren. Een taak waar twee weken niets op gebeurt kan zelf zijn vinger opsteken. Dat is geen toverij, maar het verlaagt de hoeveelheid discipline die het systeem nodig heeft om te overleven.

Wat moet je echt bijhouden?

Minder dan de meeste tools aanbieden. Voor klantwerk beantwoorden vijf dingen vrijwel elke vraag die langskomt:

• De huidige stand van het project in gewone taal
• Wie het op dit moment onder zich heeft
• De volgende concrete stap en de datum ervan
• Op wie je wacht, je eigen team of de klant
• De deadline die je hebt beloofd

Die vierde laat iedereen weg en is in een bureau juist de belangrijkste. De helft van alle vertraagde projecten ligt niet stil bij jouw team, maar bij een klant die nog iets moet goedkeuren. Kan je administratie dat niet laten zien, dan wordt elk gesprek over de stand van zaken een verdediging.

Alles daarboven is voor het ene bureau nuttig en voor het andere ballast. Besteed budget telt als je op uurbasis factureert, afhankelijkheden tellen als je lange trajecten met overdrachten draait, en zit je met zijn vieren op retainerwerk, dan is een Gantt-schema een hobby.

Moet je projectadministratie aan je CRM vastzitten?

In een bureau wel, en daar wordt het ongemakkelijk met losse projecttools. De vraag "hoe staat het ervoor?" komt van een klant. Het antwoord staat in je projecttool. De relatie, de offerte, de afspraak over wat er in scope zat, dat staat in je CRM of in je mailbox. Degene die antwoordt moet dus twee systemen in zijn hoofd aan elkaar knopen.

Dat uit elkaar houden kost iets wat je makkelijk over het hoofd ziet: elke gewonnen deal wordt overgetypt naar de projecttool, en wat er in het verkoopgesprek is afgesproken verdwijnt stilletjes uit beeld bij de mensen die het moeten uitvoeren. Daar begint ook scope creep, bij een belofte die de overstap niet heeft gehaald.

Het tegenargument is terecht. Gespecialiseerde projecttools zijn vaak beter in projecten dan een alles-in-een pakket, en als de uitvoering echt je zwaarste probleem is, kan zo'n tool beter passen. In onze vergelijking van projectmanagement software voor bureaus staat die afweging uitgebreider.

Waar let je op bij het kiezen?

Op vier dingen, in deze volgorde:

1. Hoeveel van de status zichzelf bijwerkt in plaats van te wachten tot iemand het intypt. 2. Of een klant zijn eigen project kan zien zonder een login waar hij nooit gebruik van maakt. Daar lopen de meeste klantportalen op stuk. 3. Of je alle projecten tegelijk kunt zien in plaats van een voor een. Dat verschil telt als je moet bepalen wie in je team overvol zit. 4. Of het aansluit op de plek waar de klantrelatie al staat.

Prijs komt op vijf. De dure tool is de tool die niemand invult.

Waar Wecooking past, en waar niet

Wecooking zet CRM, projectmanagement, een klantportaal en een meeting notetaker in een systeem, zodat een getekende offerte een lopend project wordt en de notulen van een klantgesprek daar taken op worden. Dat raakt de twee breekpunten hierboven: minder overtypen, en een status die zichzelf deels bijwerkt. De prijs is vanaf 19 euro per maand met alles inbegrepen, op dit moment gratis in bèta.

Wat het niet doet, gewoon hardop: er zit geen facturatie en geen urenregistratie in. Is je vraag over de stand van zaken eigenlijk een budgetvraag, in uren tegen een tarief, dan geeft Wecooking daar geen antwoord op en heb je er iets naast nodig. Het is ook een jong product, kleiner dan de namen die de vergelijkingslijstjes vullen, en je beoordeelt het beter op of het past dan op hoe lang het bestaat.

Lopen je projecten op zich prima en is het enige probleem dat niemand ziet waar ze staan, probeer Wecooking dan gratis en kijk of een systeem genoeg is om die dinsdagmiddagmail in tien seconden te beantwoorden in plaats van in tien minuten.