Capaciteitsplanning voor bureaus: hoeveel werk kun je echt aannemen?

Een klant vraagt of je over drie weken kunt starten. Je kijkt naar de agenda, je kijkt naar je team, je voelt een vaag onbehagen, en je zegt toch ja. Twee weken later werkt Koos 's avonds door en heeft een project dat rustig zou zijn de hele maand opgegeten. Ik heb dit gedaan. De meeste bureaueigenaren die ik ken hebben dit gedaan. Het probleem is niet dat we slecht kunnen rekenen. Het probleem is dat het antwoord op "kunnen we dit erbij hebben" op vier plekken tegelijk ligt en dat die plekken niet met elkaar praten.

Capaciteitsplanning is uitrekenen hoeveel werk je team in een bepaalde periode realistisch aankan, zodat je kunt beslissen wat je aanneemt, wat je uitstelt en wanneer je iemand aanneemt. Voor bureaus en zzpers met meerdere opdrachtgevers is dat het verschil tussen een goede maand en een maand die je overleeft. En bijna elk stuk dat je erover leest gaat uit van iets wat jij waarschijnlijk niet hebt: een schone registratie van hoe iedereen zijn uren heeft besteed.

Hoe doe je capaciteitsplanning zonder urenregistratie?

Je kunt prima capaciteit plannen zonder ook maar één uur bij te houden, zolang je rekent in toegezegde dagen per persoon in plaats van declarabele uren per project.

De versie die werkt voor een klein team gaat zo. Schrijf per persoon op hoeveel werkdagen diegene de komende weken echt beschikbaar heeft, na vakantie, administratie, verkoopgesprekken en die vaste klantoverleggen die nooit verschuiven. Dat getal is vrijwel nooit vijf dagen per week. Bij de meeste mensen in een klein bureau komt het uit tussen de drie en vier, en plan je op vijf, dan zit je al vol voordat het eerste project begint.

Zet het werk daarnaast. Geen taken, geen tickets, gewoon de brokken werk die je hebt toegezegd, met een ruwe omvang in dagen en de naam van degene die het moet doen. Als een project echt Bep nodig heeft, maakt het niet uit dat Sjef ruimte heeft. Beschikbaarheid bij de verkeerde persoon is geen capaciteit.

Je komt in dit hoekje van het internet vaak een norm tegen: mik op ongeveer 70 tot 80 procent declarabiliteit. Voor een organisatie met een resourceplanner en een urencultuur is dat een redelijk streefgetal. Voor een bureau van vijf mensen is het als stuurmiddel bijna waardeloos, omdat je het niet nauwkeurig genoeg kunt meten om erop te sturen, en omdat jagen op dat getal je juist werk laat aannemen dat je had moeten weigeren. Plan in dagen die je hebt beloofd. Meet het percentage later, als de bank of een investeerder er ooit om vraagt.

Waarom klapt capaciteitsplanning bij bureaus?

Capaciteitsplanning klapt bij bureaus omdat de grootste variabele, het werk dat nog niet verkocht is, in een ander systeem zit dan het werk dat wel verkocht is.

Dit is precies het stuk dat de sjabloonartikelen overslaan. Je planbord kent de zes projecten die je hebt gewonnen. Je pijplijn kent de vier offertes die bij klanten liggen, waarvan er één zo goed als zeker is en over twee weken start. Een capaciteitsplan dat alleen getekend werk kent, vertelt je dat je ruimte hebt. Je hebt geen ruimte. Je hebt ruimte tot donderdag.

Het praktische gevolg is dat een capaciteitsplan niet beter is dan de verbinding tussen sales en uitvoering. Zitten die in twee tools, dan moet iemand eraan denken de informatie over te tikken, en onder druk doet niemand dat. Over dat gat schreef ik eerder in waarom een normaal CRM niet genoeg is voor een bureau. De oplossing is geen betere spreadsheet. De oplossing is dat de offerte die je maandag stuurde in hetzelfde scherm staat als het werk dat al loopt, met een kans en een verwachte startdatum erbij.

Drie dingen die een capaciteitsplan verder stilletjes slopen:

• Plannen per klant in plaats van per persoon. Tien borden voor tien klanten kunnen de vraag "zit Truus volgende week overvol" niet beantwoorden. Hoe je dat wel inricht staat in overzicht houden over meerdere klanten.
• Het plan als document behandelen. Een capaciteitsplan dat je eens per kwartaal in Excel opnieuw opbouwt, is een foto van een week die al voorbij is.
• Het onderhoudswerk vergeten. Retainers, kleine wijzigingsverzoeken en de klant die elke vrijdag belt zijn echte capaciteit. Staan ze niet in het plan, dan is het plan fictie.

Wat moet je dan wel bijhouden?

Vier dingen, en die passen in een eenvoudige tool: beschikbare dagen per persoon, toegezegd werk per persoon, verwacht werk uit de pijplijn met een startdatum, en het punt in de toekomst waarop die drie elkaar kruisen.

Dat laatste is de enige uitkomst die telt. Geen declarabiliteitspercentage, geen kleurenkaart. Een datum. "We zitten vol tot 12 oktober, en komt de offerte van Aurelius B.V. binnen, dan tot begin november." Met die zin kun je een klant eerlijk vertellen wanneer je kunt starten, een haalbare deadline afgeven, en zie je een aannamebeslissing twee maanden van tevoren aankomen in plaats van twee weken.

Waar software helpt en waar niet

Er bestaan aparte tools voor capaciteitsplanning en sommige zijn goed. Resource Guru, Float en de resourcemodules in Monday of ClickUp geven je allemaal een raster van mensen tegen weken. Heb je twintig mensen en iemand die fulltime de planning doet, koop er dan één.

Voor een team van twee tot tien is mijn eerlijke inschatting dat een losse capaciteitstool het zoveelste systeem wordt dat niemand bijwerkt. Wat je nodig hebt is dat je bestaande projectoverzicht ook je pijplijn kent, en dat is de reden dat we planning en het CRM in Wecooking in hetzelfde product hebben gebouwd in plaats van er een losse capaciteitsmodule naast te zetten. Meteen maar eerlijk over de grenzen: Wecooking heeft geen urenregistratie en geen facturatie, dus leunt jouw capaciteitsplanning op het vergelijken van geplande dagen met geschreven uren, dan zijn wij daar niet de tool voor. Wanneer je dat wel echt nodig hebt, staat in dit stuk over urenregistratie naast een CRM.

De ongemakkelijke waarheid is dat de meeste bureaus hier geen toolprobleem hebben. Ze hebben een gewoonteprobleem. Een kwartier op maandagochtend, langs de mensen in plaats van langs de projecten, verslaat elke software die je koopt en niet bijhoudt. Begin daar. Merk je na een maand dat je de pijplijn en de planning in één scherm wilt, dan verdient een tool zijn plek.

Je kunt Wecooking gratis proberen en zelf kijken of sales en planning in één overzicht je antwoord op "kunnen we dit erbij hebben" verandert. Vanaf 19 euro per maand, alles inbegrepen, en op dit moment gratis in bèta.