Projectplanning maken in Excel: tot hoe ver kom je ermee?

Zoek op "projectplanning excel" en je vindt twee soorten pagina's. De ene biedt een gratis sjabloon aan. De andere legt uit waarom Excel niet voldoet, en is geschreven door een partij die planningssoftware verkoopt. Beide beantwoorden je vraag niet, want je vraag is niet of Excel perfect is, maar of het voor jouw situatie goed genoeg is.

Het eerlijke antwoord: een projectplanning in Excel werkt prima zolang één persoon hem bijhoudt en er weinig verandert. Het breekt op het moment dat een tweede persoon hem moet lezen of aanpassen. Dat is het echte breekpunt, en niet het aantal taken of de grootte van het project.

Hoe maak je een projectplanning in Excel?

In de kern zet je taken onder elkaar in rijen en tijd naast elkaar in kolommen, waarna je de cellen inkleurt waar een taak loopt. Dat is een Gantt-diagram, en Excel kan dat goed genoeg.

Praktisch werkt deze opzet het beste:

• Eén regel per taak, niet per subtaak, anders wordt het onleesbaar
• Kolommen per week in plaats van per dag, tenzij je echt op dagniveau plant
• Een kolom met de verantwoordelijke, want een taak zonder naam gebeurt niet
• Een kolom met de status, met drie waardes en niet meer
• Een startdatum en een einddatum als losse kolommen, zodat je kunt sorteren

Voorwaardelijke opmaak doet de rest. Je hebt geen sjabloon van internet nodig, en de meeste sjablonen zijn juist te ingewikkeld voor wat een bureau doet.

Wanneer is Excel gewoon de juiste keuze?

Vaker dan de verkopers van planningssoftware toegeven. Excel is prima als je hier grotendeels in herkent:

• Je bent zelfstandig of met z'n tweeën
• Je hebt een handvol lopende projecten tegelijk
• De planning verandert hooguit wekelijks
• Jij bent de enige die hem bijwerkt
• Je klant hoeft er niet in te kijken

In die situatie is een tool aanschaffen vooral werk. Je betaalt, je richt in, je migreert, en je hebt daarna hetzelfde overzicht als eerst. Dat geldt trouwens net zo goed voor klantbeheer, wat ik uitschreef in een CRM-systeem in Excel.

Waar loopt een projectplanning in Excel vast?

Op vier punten, en ze komen bijna altijd in deze volgorde.

Het bestand raakt versplinterd. Iemand mailt de planning door, iemand anders vult zijn eigen versie in, en er zijn twee waarheden. Online opslaan lost dit deels op, maar dan nog werkt zelden iedereen in hetzelfde bestand.

Wijzigen kost meer tijd dan plannen. Eén project schuift een week op en je bent een half uur cellen aan het verslepen. Excel weet niet dat taken van elkaar afhangen, dus jij bent de rekenmachine.

Je ziet niet meer wie te vol zit. Dit is voor bureaus het pijnlijkste. Per project klopt de planning, maar de vraag of Truus deze week drie klanten tegelijk moet bedienen kun je niet beantwoorden zonder drie bestanden naast elkaar te leggen. De planning is per project georganiseerd en het probleem is per persoon.

De planning en het werk lopen uit elkaar. In Excel staat wat de bedoeling was. Wat er echt gebeurde staat in Slack, in je mail en in iemands hoofd. Na een paar weken vertrouwt niemand het bestand nog, en dan is het een dood document.

Dat derde punt is voor bureaus met meerdere klanten meestal de reden om te stoppen met Excel, niet de omvang van de projecten. Hoe je die weekvraag wel beantwoordt beschreef ik in wekelijkse planning voor bureaus die altijd vol zitten.

Wat is het alternatief, en wanneer stap je over?

Het signaal om over te stappen is niet "de planning is groot geworden". Het is een van deze drie:

1. Iemand anders dan jij moet de planning kunnen bijwerken 2. Je moet over klanten heen kunnen zien wie hoeveel werk heeft 3. De klant vraagt om inzicht en je wilt geen screenshot sturen

Herken je er geen van, blijf dan bij Excel en besteed het geld en de tijd aan iets anders. Herken je er twee of drie, dan kost het bestand je inmiddels meer dan een tool zou kosten.

Waar Wecooking hierin past

Wecooking is geen planningssoftware in de zin van Gantt-diagrammen met afhankelijkheden. Het lost het derde probleem hierboven op: projectmanagement waarin je projecten aan klanten hangen, taken bij mensen zetten en over al je klanten heen ziet wat er deze week ligt, met een klantportaal waarin je klant zelf kan meekijken. Vanaf 19 euro per maand, alles inbegrepen, op dit moment gratis in bèta.

Wat er niet in zit en wat relevant is bij precies deze vraag: geen urenregistratie en geen facturatie. Wil je in hetzelfde scherm zien hoeveel uur er op een project is geschreven en daar een factuur van maken, dan zoek je iets anders. En plan je bouwprojecten met harde afhankelijkheden tussen taken, dan is een echt planningspakket beter op zijn plaats dan wij.

Twijfel je of je situatie inmiddels over dat breekpunt heen is, dan is het gratis proberen sneller dan er nog een sjabloon bij zoeken.