Trello vs Asana: wat past bij een bureau met meerdere klanten?

Zoek je "Trello vs Asana" in het Nederlands, dan kom je al snel uit bij Engelstalige vergelijkingssites die een generiek publiek bedienen: freelance schrijvers, kleine teams, iemand die zijn huishouden wil plannen. Voor een bureau of freelancer met meerdere klanten tegelijk is de vraag anders, en dat antwoord staat nergens fatsoenlijk op een rij.

Het korte antwoord: Trello is de simpelste keuze als je per klant een overzichtelijk bord wilt en niet meer dan dat. Asana past beter zodra je klanten hebt met meerdere projecten tegelijk, deadlines die van elkaar afhangen, en een team dat behoefte heeft aan overzicht over al die projecten heen. Voor beide geldt: geen van de twee is gebouwd met "een bureau met tien klanten" als uitgangspunt, en dat voel je op een paar specifieke plekken.

Wat is het verschil tussen Trello en Asana?

Trello is een boardtool op basis van kaarten die je tussen kolommen sleept, opgezet rond het Kanban-principe. Asana is een projectmanagementtool waarin taken, projecten en deadlines centraal staan, met meerdere weergaves zoals lijst, tijdlijn en bord.

Dat verschil in opzet is meteen het verschil in gevoel. Trello is een whiteboard met kaartjes: visueel, snel te snappen, weinig structuur eromheen. Asana is zwaarder gebouwd, met afhankelijkheden tussen taken, subtaken, en rapportages over voortgang. Voor een los project is dat verschil niet zo relevant. Voor een bureau dat tien klanten tegelijk bedient, wel.

Wat kost Trello, en wat kost Asana?

Beide tools rekenen per gebruiker per maand, en bij beide zit het verschil tussen de tiers 'm vooral in automatisering en rechten, niet in de basisfuncties.

Op trello.com stond bij controle een gratis versie met tot 10 borden per werkruimte, tot 10 leden per werkruimte en 250 automatiseringsacties per maand. Daarboven Standard vanaf 5 dollar per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling (6 dollar bij maandelijkse betaling), met onbeperkte borden en 1.000 automatiseringsacties per maand. Premium zat op 10 dollar per gebruiker per maand jaarlijks (12,50 dollar maandelijks), met onbeperkte automatisering en extra weergaves zoals kalender en tijdlijn. Enterprise, gericht op grotere organisaties met SSO en rechten over de hele organisatie, stond op 17,50 dollar per gebruiker per maand.

Op asana.com stond een gratis Personal-plan voor maximaal 2 gebruikers die samenwerken. Starter kwam op 10,99 dollar per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling (13,49 dollar maandelijks), zonder limiet op het aantal gebruikers en met onbeperkte gasten en automatiseringen. Advanced zat op 24,99 dollar per gebruiker per maand jaarlijks (30,49 dollar maandelijks), met onbeperkte portfolio's erbij. Enterprise werkt op offerte.

Let op: beide tools prijzen in dollars, en prijzen wijzigen regelmatig. Reken dit zelf na op de actuele pagina's voordat je een keuze maakt.

Waar loopt Trello vast voor een bureau met meerdere klanten?

Trello loopt vast op het moment dat je per klant niet één simpel proces hebt, maar meerdere projecten die tegelijk lopen en van elkaar afhangen.

Het voor de hand liggende patroon is: een bord per klant. Dat werkt tot je tien klanten hebt en jezelf elke ochtend afvraagt wat er vandaag het belangrijkst is, want die vraag beantwoordt geen enkel los bord. Ik schreef eerder over precies dit probleem in hoe je overzicht houdt over meerdere klanten: tien borden voelen netjes, maar geven geen antwoord op de vraag wat prioriteit heeft.

Ook de klant zelf is bij Trello een tweede gedachte. Je kunt een klant als gast op een bord zetten, maar dan ziet die klant alles inclusief interne kaarten, tenzij je gaat schuiven met aparte borden per klant om intern en extern te scheiden. Dat is te doen, maar het is geen functie, het is een work-around.

Waar loopt Asana vast voor een bureau met meerdere klanten?

Asana loopt vast op prijs zodra je de functies nodig hebt die een bureau met meerdere klanten juist wel gebruikt.

Portfolio's, waarmee je meerdere klantprojecten in één overzicht naast elkaar zet, zitten pas in het Advanced-plan. Wil je dus precies het overzicht dat een bureau nodig heeft, dan betaal je per gebruiker het duurdere tarief, ook voor teamleden die alleen hun eigen taken hoeven te zien. En net als bij Trello is er geen apart klantportaal: gasten kun je toevoegen aan een project, maar een aparte, opgeschoonde weergave specifiek voor de klant bestaat niet standaard.

Hoe verhoudt Monday.com zich tot Trello en Asana?

Monday.com is de derde naam die in deze vergelijking vaak voorbijkomt, met een instapprijs die dicht bij Asana ligt: rond de 9 dollar per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, met een verplicht minimum van drie gebruikers, ook als je met twee man werkt. Monday zit qua opzet tussen Trello en Asana in, met flexibele borden zoals Trello maar met meer weergaves en automatisering zoals Asana.

Voor een bureau met meerdere klanten loopt Monday tegen hetzelfde vast als de andere twee: elk bord is een los eiland, en een apart, opgeschoond klantportaal bestaat niet standaard. Wie dus kiest tussen Trello, Asana of Monday op zoek naar bureau-specifiek overzicht, kiest eigenlijk tussen drie varianten van hetzelfde onderliggende probleem.

Wanneer kies je Trello, wanneer Asana?

Een paar vuistregels die in de praktijk werken:

• Werk je met een klein aantal klanten en simpele, losstaande processen per klant, dan is Trello snel op te zetten en makkelijk uit te leggen aan een klant die af en toe meekijkt.
• Heb je klanten met meerdere projecten tegelijk, deadlines die van elkaar afhangen, en een team dat prioriteiten tussen klanten moet afwegen, dan geeft Asana daar meer grip op, tegen een hogere prijs per gebruiker.
• Wil je dat een klant zelf meekijkt zonder dat je intern werk zichtbaar wordt, dan bouw je bij beide tools zelf een work-around, want geen van beide heeft een echt gescheiden klantportaal.
• Reken altijd met je team over een jaar, niet met de gratis versie van vandaag. Zodra je automatisering, gasten of extra weergaves nodig hebt, val je bij beide sneller in een duurdere tier dan de instapprijs doet vermoeden.

En als beide toch wringen?

Herkenbaar is ook dit: je kiest Trello of Asana voor de projecten, en gebruikt er daarnaast nog een los CRM voor de sales en losse mailtjes voor klantcommunicatie. Dat is precies het patroon dat ik beschreef in waarom agencies te veel losse tools gebruiken: elke losse tool lost zijn eigen probleem op, maar niemand lost het geheel op.

Wij bouwen Wecooking vanuit die ervaring: CRM, projecten per klant en een eigen klantportaal in één omgeving, zodat een gewonnen deal automatisch een project wordt en de klant kan meekijken zonder dat je intern werk blootlegt. Ik claim niet dat dat voor elk bureau beter is dan Trello of Asana. Ben je tevreden met wat je nu hebt, verander dan niets. Loop je juist tegen de scheiding tussen sales, projecten en klantcommunicatie aan, dan is Wecooking het overwegen waard: het is een nieuwe speler en nu gratis te proberen. Probeer Wecooking gratis en leg het rustig naast wat je nu gebruikt.