Projectmanagement als zzp: overzicht houden over meerdere opdrachtgevers

Wie zoekt op "projectmanagement zzp" krijgt lijstjes met Trello, ClickUp, Asana en Teamleader, meestal met dezelfde vijf functies eronder: urenregistratie, projectplanning, facturatie, klantbeheer en rapportage. Die lijstjes zijn geschreven alsof een zelfstandige aan één project werkt en daar structuur in wil aanbrengen. Dat is zelden het probleem.

Het probleem van een zelfstandige met meerdere opdrachtgevers is niet dat een project onoverzichtelijk is. Het is dat je vijf keer per dag van context wisselt en elke keer opnieuw moet ophalen waar je gebleven was. Projectmanagement software is software die taken, deadlines en voortgang bijhoudt; wat een zzp'er met meerdere klanten nodig heeft is vooral het antwoord op de vraag wat er vandaag bij wie moet gebeuren.

Heeft een zzp'er projectmanagement software nodig?

Vaak niet, en dat wordt zelden zo opgeschreven. Werk je aan twee of drie opdrachten tegelijk met een vaste ritmiek, dan is een notitie-app met een lijst per klant genoeg. Je hebt geen tool nodig om samen te werken, want er is niemand om mee samen te werken. Je hebt geen rapportage nodig, want jij bent de rapportage.

Een tool gaat pas renderen op het moment dat je een van deze dingen herkent:

• Je begint de dag met de vraag welke klant het meest boos zou zijn als je niets doet
• Je vindt afspraken terug door in je mail te zoeken in plaats van in een lijst te kijken
• Je hebt een keer iets beloofd aan een opdrachtgever en het pas herinnerd toen die erover begon
• Je werkt inmiddels samen met een tweede zelfstandige en jullie mailen elkaar taken

Herken je daar niets van, dan bespaart een tool je niets. Dan kost het je alleen de tijd om hem in te richten.

Wat maakt werken voor meerdere opdrachtgevers anders?

Werken voor meerdere opdrachtgevers is eerder een schakelprobleem dan een planningsprobleem, en er zijn drie dingen die een tool voor interne teams standaard niet oplost.

Wisselen kost tijd, niet het werk zelf. Elke overstap tussen Hokuspokus B.V. en Aurelius B.V. kost je een paar minuten om weer in te lezen. Een tool die dat oplost laat je per klant zien wat er speelt, inclusief de laatste afspraken, zonder dat je door mappen hoeft.

De opdrachtgever ziet niets. Bij een intern team weet iedereen wat er loopt. Als zelfstandige moet je actief laten zien dat je bezig bent, anders wordt stilte gelezen als niets doen. Dat is precies waarom veel zzp'ers meer tijd kwijt zijn aan updates mailen dan aan het werk.

Alles is één persoon breed. Val jij uit, dan valt alles stil. Dat is geen tool-probleem, maar het betekent wel dat je afspraken op een plek moeten staan waar iemand anders ze zou kunnen lezen. Een lijst in je hoofd is geen back-up.

Wat zien de standaardlijstjes over het hoofd?

Consequent twee dingen: ze gooien functies bij elkaar die verschillende problemen oplossen, en ze negeren de koppeling tussen je klantenlijst en je projecten.

Ten eerste gooien ze urenregistratie, facturatie en projectmanagement op één hoop. Dat is handig voor het lijstje, maar het leidt tot de verkeerde keuze. Heb je vooral facturen en uren nodig, kies dan een boekhoudpakket met projecten erin, niet een projecttool met een facturatiemodule erbij geplakt. De vraag "wat is mijn grootste probleem" is belangrijker dan "welke tool heeft de meeste vinkjes".

Ten tweede negeren ze de verbinding tussen je klantenlijst en je projecten. Als zelfstandige is een opdracht bijna altijd het gevolg van een gesprek dat je eerder hebt gevoerd. Wanneer die twee in verschillende tools staan, typ je alles over. Daar schreef ik eerder over in CRM voor zzp'ers met meerdere klanten.

Waar let je op als je toch iets kiest?

Houd het kort. Vier vragen zijn genoeg:

• Kan ik per klant zien wat er loopt, zonder eerst een project te openen?
• Kan een opdrachtgever meekijken zonder dat ik een extra licentie moet kopen?
• Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik over een jaar wil stoppen?
• Kan ik het in een uur inrichten? Zo niet, dan ga ik het niet gebruiken.

Die laatste is in de praktijk de beslissende. Een tool die je een middag kost om op te zetten wordt door een zelfstandige zelden echt in gebruik genomen. De vergelijking van generieke tools voor mensen die met klanten werken staat in projectmanagement software voor bureaus.

Waar past Wecooking wel en niet?

Wecooking is gebouwd rond het idee dat klant, deal en project bij elkaar horen. Het projectmanagement laat je per klant zien wat er loopt, een gewonnen opdracht wordt met één klik een project, en je opdrachtgever kan meekijken via een klantportaal zonder dat je daar iets extra's voor regelt. Vanaf 19 euro per maand, alles inbegrepen, op dit moment gratis in bèta.

Waar het niet in past: er zit geen urenregistratie en geen facturatie in. Zoek je precies dat combinatiepakket dat de lijstjes aanprijzen, dan is Wecooking niet je antwoord en kun je beter bij Teamleader of een boekhoudpakket met projecten kijken. En werk je aan twee opdrachten met een klant die je elke week spreekt, dan heb je waarschijnlijk helemaal niets nodig.

Twijfel je of jouw situatie aan de kant van "gewoon een lijst" of aan de kant van "ik verlies dingen" zit, dan is het gratis proberen sneller dan er nog een maand over nadenken.